Cantidad mínima de pedido de artículos publicitarios: lo que hay que saber

Personalizar un artículo no es lo mismo que imprimir una página en la oficina. Antes de la primera unidad, hay que preparar su diseño para la técnica elegida, ajustar la máquina, calibrar el color y colocar el artículo en la zona de marcaje. Este trabajo de puesta en marcha es más o menos el mismo tanto si se producen unos pocos ejemplares como una serie importante.

La cantidad mínima sirve, por tanto, para que esta preparación resulte razonable para todos. Por debajo de cierto volumen, su coste pesaría tanto sobre cada unidad que el artículo perdería todo interés. Por esta misma razón, el precio por unidad baja cuando aumenta la cantidad: la puesta en marcha se reparte entre más ejemplares.

Este umbral no es el mismo para todos los artículos. Depende del propio artículo y de la técnica de marcaje posible en su zona. Un bolígrafo, un textil bordado y una botella grabada no tienen las mismas limitaciones.

No hace falta solicitar un presupuesto para conocer esta cifra. La cantidad mínima figura en cada ficha de producto y en el configurador: la ve en el momento de elegir su artículo, junto con la tabla de precios que la acompaña.

Acostúmbrese a consultarla desde sus primeras búsquedas en el catálogo. Si su necesidad es modesta, quédese mentalmente con los productos cuyo mínimo corresponda a su volumen, en lugar de enamorarse de un artículo cuyo umbral supera con creces lo que necesita. Así evitará rehacer su selección en el último momento.

La tarifa es decreciente: el precio por unidad baja por tramos, y la tabla completa figura en la ficha de producto. El precio «desde» de las tarjetas del catálogo se entiende sin IVA y sin marcaje; el configurador, en cambio, calcula el precio con el marcaje que usted elija, para la cantidad indicada. Esta tabla es su mejor herramienta de decisión.

Dos reflejos que conviene adoptar:

• Compare el total, no solo el precio unitario. Pasar al tramo siguiente baja el precio de cada unidad, pero aumenta la factura. La cuestión es saber si realmente utilizará los ejemplares adicionales.
• Razone sobre el marcaje real. Un color más o una segunda zona de marcaje modifican la tarifa. El precio definitivo se confirma en su presupuesto.

Si duda entre dos cantidades, hágase una pregunta concreta: ¿dónde se almacenarán los artículos sobrantes y en qué ocasión se repartirán? Si no tiene una respuesta clara, quédese con el volumen inferior.

Una necesidad pequeña no es un problema, siempre que elija artículos adecuados. Algunas pistas:

• Dé prioridad a los productos con umbral bajo, identificados gracias a la ficha de producto.
• Piense en la impresión digital cuando se ofrezca en la zona: es adecuada para tiradas cortas y diseños complejos.
• Limite el número de colores. En serigrafía y en tampografía, cada color corresponde a una pasada distinta: un marcaje a una tinta sigue siendo la opción más sencilla.
• Mantenga un diseño atemporal: su logotipo solo, sin fecha ni nombre de evento, para poder reutilizar los ejemplares sobrantes.

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A menudo, el volumen ya existe en la empresa, pero está disperso. El departamento comercial quiere artículos para una feria, recursos humanos para la acogida de los nuevos empleados, la dirección para algunos regalos para clientes. Por separado, cada una de estas necesidades se queda por debajo del umbral o en un tramo poco ventajoso.

Consulte a los distintos departamentos antes de hacer el pedido. Un mismo artículo, con su logotipo, puede servir para varios usos: alcanzará más fácilmente el mínimo y un tramo más interesante. Para reunir varios artículos diferentes en una sola gestión, la herramienta Crear mi pack le ayuda a componer un conjunto coherente.

Un ejemplo habitual: una pyme prepara una feria en primavera y recibe a varias incorporaciones en otoño. Al elegir la misma libreta con el logotipo para ambos usos, hace un solo pedido en lugar de dos, valida una sola prueba de impresión y dispone de una reserva utilizable durante todo el año. Pero atención: esta agrupación solo tiene sentido si el diseño encaja con ambos públicos. Un artículo demasiado orientado a un evento se reutiliza mal.

A la inversa, apuntar demasiado alto para obtener un precio unitario atractivo es un error frecuente. Las cajas que duermen en un almacén tienen un coste: espacio, artículos que envejecen y, a veces, un diseño que ya no está actualizado tras un cambio de identidad corporativa.

Ajuste su volumen a usos identificados: número de visitantes esperados en un stand, número de incorporaciones previstas en el año, lista de clientes a los que agradecer. Añada un pequeño margen para imprevistos, nada más. Un artículo repartido en el momento adecuado rinde más que un lote liquidado a toda prisa para liberar espacio.

Tenga también en cuenta que siempre puede hacer un nuevo pedido. Si su primer lote se agota antes de lo previsto, será tanto más fácil repetirlo cuanto que su archivo ya está listo y controlado. A veces es mejor hacer dos pedidos bien dimensionados que uno solo sobredimensionado.