Mindestbestellmenge bei Werbeartikeln: Was Sie wissen sollten

Einen Artikel zu personalisieren ist etwas anderes, als eine Seite im Büro auszudrucken. Vor dem ersten Stück muss Ihr Motiv für das gewählte Verfahren vorbereitet, die Maschine eingestellt, die Farbe abgestimmt und der Artikel im Druckbereich positioniert werden. Dieser Rüstaufwand ist ungefähr derselbe, ob man eine Handvoll Exemplare oder eine große Serie produziert.

Die Mindestmenge dient also dazu, diese Vorbereitung für alle Beteiligten sinnvoll zu machen. Unterhalb eines bestimmten Volumens würden ihre Kosten jedes Stück so stark belasten, dass der Artikel jeden Reiz verlöre. Aus demselben Grund sinkt der Stückpreis, wenn die Menge steigt: Der Rüstaufwand verteilt sich auf mehr Exemplare.

Diese Schwelle ist nicht für alle Artikel gleich. Sie hängt vom Artikel selbst und vom auf seinem Bereich möglichen Veredelungsverfahren ab. Ein Kugelschreiber, ein besticktes Textil und eine gravierte Trinkflasche haben nicht dieselben Vorgaben.

Sie müssen kein Angebot anfordern, um diese Zahl zu erfahren. Die Mindestmenge wird auf jeder Produktseite und im Konfigurator angezeigt: Sie sehen sie in dem Moment, in dem Sie Ihren Artikel wählen, zusammen mit der zugehörigen Preistabelle.

Gewöhnen Sie sich an, schon bei Ihren ersten Recherchen im Katalog darauf zu achten. Wenn Ihr Bedarf bescheiden ist, filtern Sie gedanklich die Produkte heraus, deren Mindestmenge zu Ihrem Volumen passt, statt sich in einen Artikel zu verlieben, dessen Schwelle Ihren Bedarf weit übersteigt. So müssen Sie Ihre Auswahl nicht im letzten Moment neu zusammenstellen.

Der Preis ist gestaffelt: Der Stückpreis sinkt stufenweise, und die vollständige Tabelle steht auf der Produktseite. Der „ab“-Preis auf den Katalogkarten versteht sich zzgl. MwSt. und ohne Veredelung; der Konfigurator dagegen berechnet den Preis mit der von Ihnen gewählten Veredelung für die eingegebene Menge. Diese Tabelle ist Ihr bestes Entscheidungswerkzeug.

Zwei Reflexe, die sich lohnen:

• Vergleichen Sie die Gesamtsumme, nicht nur den Stückpreis. Die nächste Stufe senkt den Preis pro Stück, erhöht aber die Rechnung. Die Frage ist, ob Sie die zusätzlichen Exemplare wirklich verwenden werden.
• Rechnen Sie mit der tatsächlichen Veredelung. Eine zusätzliche Farbe oder ein zweiter Druckbereich verändern den Preis. Der endgültige Preis wird in Ihrem Angebot bestätigt.

Wenn Sie zwischen zwei Mengen schwanken, stellen Sie sich eine konkrete Frage: Wo werden die übrigen Artikel gelagert, und bei welcher Gelegenheit werden sie verteilt? Ohne klare Antwort bleiben Sie bei der kleineren Menge.

Ein kleiner Bedarf ist kein Problem, sofern Sie geeignete Artikel wählen. Einige Ansätze:

• Bevorzugen Sie Produkte mit niedriger Schwelle, die Sie anhand der Produktseite erkennen.
• Denken Sie an den Digitaldruck, wenn er für den Bereich angeboten wird: Er eignet sich für Kleinserien und komplexe Motive.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Farben. Im Siebdruck und im Tampondruck entspricht jede Farbe einem eigenen Durchgang: Eine einfarbige Veredelung bleibt die einfachste Wahl.
• Wählen Sie ein zeitloses Motiv: nur Ihr Logo, ohne Datum oder Veranstaltungsnamen, damit Sie übrige Exemplare wiederverwenden können.

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Oft ist das Volumen im Unternehmen bereits vorhanden, aber verstreut. Der Vertrieb möchte Artikel für eine Messe, die Personalabteilung für den Empfang neuer Mitarbeitender, die Geschäftsleitung für einige Kundengeschenke. Einzeln betrachtet liegt jeder dieser Bedarfe unter der Schwelle oder auf einer wenig vorteilhaften Stufe.

Fragen Sie vor der Bestellung bei allen Abteilungen nach. Derselbe Artikel mit Ihrem Logo kann mehreren Zwecken dienen: Sie erreichen leichter die Mindestmenge und eine günstigere Stufe. Um mehrere verschiedene Artikel in einem einzigen Schritt zusammenzustellen, hilft Ihnen das Tool Mein Paket erstellen, ein stimmiges Set zu komponieren.

Ein häufiges Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen bereitet im Frühjahr eine Messe vor und begrüßt im Herbst mehrere neue Mitarbeitende. Indem es für beide Zwecke dasselbe Notizbuch mit Logo wählt, gibt es eine einzige Bestellung statt zwei auf, bestätigt eine einzige Druckfreigabe und verfügt über einen Vorrat, der das ganze Jahr nutzbar ist. Aber Vorsicht: Diese Bündelung ist nur sinnvoll, wenn das Motiv zu beiden Zielgruppen passt. Ein zu veranstaltungsbezogener Artikel lässt sich schlecht wiederverwenden.

Umgekehrt ist es ein häufiger Fehler, zu hoch zu greifen, um einen verlockenden Stückpreis zu erhalten. Kartons, die in einem Lager liegen, kosten Geld: Platz, alternde Artikel und manchmal ein Motiv, das nach einer Änderung des Corporate Designs nicht mehr aktuell ist.

Richten Sie Ihre Menge an konkreten Verwendungen aus: erwartete Besucherzahl an einem Stand, geplante Neueinstellungen im Jahr, Liste der Kunden, denen Sie danken möchten. Fügen Sie eine kleine Reserve für Unvorhergesehenes hinzu, mehr nicht. Ein im richtigen Moment verteilter Artikel bringt mehr als eine hastig abgegebene Partie, um Platz zu schaffen.

Denken Sie auch daran, dass eine Nachbestellung immer möglich bleibt. Wenn Ihre erste Partie schneller weg ist als geplant, ist sie umso einfacher aufzugeben, als Ihre Datei bereits fertig und geprüft ist. Zwei gut bemessene Bestellungen sind manchmal besser als eine einzige überdimensionierte.