Gadget per l’inaugurazione: accogliere bene gli ospiti nei Suoi nuovi uffici

Prima di scegliere qualsiasi oggetto, elenchi chi verrà. Un’inaugurazione di uffici mescola ospiti che non si aspettano la stessa cosa:

• I Suoi collaboratori, che vivranno questi spazi ogni giorno e spesso hanno sostenuto il trasloco in prima persona;
• I Suoi clienti e partner, invitati a scoprire il luogo e a constatare che l’azienda cresce;
• Il vicinato, gli amministratori locali e la stampa locale, quando l’insediamento conta per un quartiere o una zona industriale;
• I potenziali candidati, se approfitta dell’occasione per mostrare un ambiente di lavoro attraente.

Ogni pubblico richiede un oggetto diverso. Uno stesso gadget per tutti semplifica la logistica, ma due livelli, un oggetto di benvenuto per ogni visitatore e un regalo più curato per gli ospiti chiave, danno un risultato più giusto e meglio accolto.

Un’inaugurazione segue quasi sempre lo stesso filo: accoglienza, visita degli spazi, discorso, taglio del nastro, cocktail, partenza. Ognuno di questi momenti è un’occasione per consegnare un oggetto, a condizione di non dare tutto in una volta.

• All’accoglienza, un badge nominativo su un laccetto con i colori dell’azienda aiuta i Suoi team a riconoscere gli ospiti e facilita le presentazioni durante la visita.
• Durante la visita, un taccuino e una penna permettono di annotare un contatto o un’idea; sono preziosi se la visita prevede dimostrazioni.
• Al cocktail, un bicchiere personalizzato con il Suo logo serve immediatamente e spesso riparte con il suo proprietario.
• Alla partenza, una borsa raccoglie tutto ciò che è stato consegnato, con la brochure o la piantina d’accesso.

La borsa d’uscita è il pezzo forte: una tote bag personalizzata si riutilizza per la spesa o per lo sport, e il Suo nuovo indirizzo circola così in tutta la città.

Un gadget d’inaugurazione ben riuscito parla del luogo, non solo del marchio. Alcune idee per collegare l’oggetto all’edificio:

• Il bicchiere inciso: la famiglia bicchieri accetta un’incisione fine del logo, o persino della sagoma dell’edificio, per un elegante ricordo del cocktail.
• La pianta o il kit di semi: simbolo di radicamento, è perfetto per un nuovo insediamento. Gli oggetti della famiglia giardino evocano un progetto che mette radici.
• Il portachiavi: richiamo evidente alle chiavi dei nuovi uffici, si inserisce nella borsa d’uscita senza appesantirla.
• La tazza di squadra: per i Suoi collaboratori, una tazza da inaugurare nella nuova cucina segna l’inizio della vita comune nel luogo.

Per i vicini e i commercianti del quartiere, un gesto semplice crea simpatia: una scatola di dolciumi o una borsa per la spesa personalizzata, lasciata insieme all’invito. È un modo elegante per presentarsi, ringraziare per la pazienza durante i lavori e invogliare a passare a scoprire il luogo.

Per gli ospiti d’onore, amministratori locali o clienti storici, un oggetto più duraturo ha senso: un set di scrittura, un plaid o un accessorio da scrivania inciso, consegnato di persona subito dopo i discorsi.

L’inaugurazione è uno dei rari eventi in cui la personalizzazione può riportare più del logo. Tre informazioni meritano di comparirvi:

• il nuovo indirizzo o la città, soprattutto se il trasloco cambia quartiere o comune;
• un messaggio breve: «Benvenuti da noi», «Nuovo indirizzo, stessa passione»;
• il nome o la sagoma dell’edificio, se il luogo ha una forte identità architettonica.

Attenzione alla data: un oggetto datato diventa un ricordo, ma non può più servire in seguito. La riservi agli oggetti regalati agli ospiti e mantenga una versione senza tempo per gli oggetti destinati ai team, che serviranno a lungo. Sul tessile consegnato ai Suoi collaboratori sono adatti la serigrafia o il ricamo; su vetro e metallo, l’incisione; sui piccoli oggetti curvi, la tampografia. Il mockup Le mostra la resa di ogni area prima di qualsiasi produzione, e può farlo rileggere dalla persona che ha gestito il trasloco.

Il numero di ospiti di un’inaugurazione è difficile da prevedere: alcune conferme si perdono, alcuni vicini passano senza preavviso. Abbondi con gli oggetti di benvenuto, leggeri e poco ingombranti, e resti preciso sui regali d’onore, che sono nominativi. Le eccedenze non datate serviranno per le Sue prossime fiere o per un open day.

Quanto al calendario, l’inaugurazione si svolge generalmente una volta svuotati gli scatoloni e sistemati gli uffici. Avvii l’ordine non appena la data è fissata: il tempo di ogni prodotto figura sulla sua scheda e decorre dall’approvazione del Suo mockup. Faccia consegnare direttamente al nuovo indirizzo e verifichi che la reception dell’edificio sia in grado di ricevere i pacchi, soprattutto se il centralino non è ancora operativo.