Relatiegeschenken voor een opening: uw gasten goed ontvangen in uw nieuwe kantoren

Maak een lijst van wie er komt, vóór u ook maar één artikel kiest. Een opening van kantoren mengt gasten die niet hetzelfde verwachten:

• Uw medewerkers, die dagelijks in deze kantoren zullen leven en de verhuizing vaak met veel inzet hebben gedragen;
• Uw klanten en partners, uitgenodigd om de plek te ontdekken en vast te stellen dat het bedrijf groeit;
• De buurt, verkozenen en de lokale pers, wanneer de vestiging belangrijk is voor een wijk of een bedrijventerrein;
• Potentiële kandidaten, als u de gelegenheid aangrijpt om een aantrekkelijke werkomgeving te tonen.

Elk publiek vraagt om een ander artikel. Eén artikel voor iedereen vereenvoudigt de logistiek, maar twee niveaus — een onthaalartikel voor elke bezoeker en een verzorgder geschenk voor de belangrijkste gasten — geven een juister en beter ontvangen resultaat.

Een opening volgt bijna altijd dezelfde draad: onthaal, rondleiding, toespraak, lintje doorknippen, receptie, vertrek. Elk van die momenten is een gelegenheid om een artikel te overhandigen, op voorwaarde dat u niet alles in één keer geeft.

• Bij het onthaal helpt een naambadge aan een keycord in de bedrijfskleuren uw teams om de gasten te herkennen en vergemakkelijkt het de kennismaking tijdens de rondleiding.
• Tijdens de rondleiding laten een notitieboek en een pen toe een contact of een idee te noteren; ze zijn waardevol als de rondleiding demonstraties omvat.
• Op de receptie wordt een glas of beker met uw logo meteen gebruikt en gaat het vaak mee met zijn eigenaar.
• Bij het vertrek verzamelt een tas alles wat werd overhandigd, samen met de brochure of het routeplan.

De vertrektas is het pronkstuk: een bedrukte tote bag wordt hergebruikt voor boodschappen of sport, en zo circuleert uw nieuwe adres door de hele stad.

Een geslaagd openingsartikel spreekt over de plek, niet alleen over het merk. Enkele ideeën om het artikel aan het gebouw te koppelen:

• Het gegraveerde glas: de familie bekers en glazen aanvaardt een fijne gravure van het logo, of zelfs van het silhouet van het gebouw, voor een elegant souvenir van de receptie.
• De plant of de zadenset: symbool van wortel schieten, perfect voor een nieuwe vestiging. De artikelen uit de familie tuin roepen een project op dat wortel schiet.
• De sleutelhanger: een voor de hand liggende knipoog naar de sleutels van de nieuwe kantoren, die in de vertrektas past zonder ze zwaarder te maken.
• De teammok: voor uw medewerkers markeert een mok om in te wijden in de nieuwe keuken het begin van het samenleven op de nieuwe plek.

Voor de buren en handelaars uit de wijk wekt een eenvoudig gebaar sympathie: een doos snoepgoed of een bedrukte boodschappentas, afgegeven met de uitnodiging. Het is een elegante manier om u voor te stellen, te bedanken voor het geduld tijdens de werken en zin te geven om de plek te komen ontdekken.

Voor de eregasten, verkozenen of historische klanten is een duurzamer artikel zinvol: een schrijfset, een plaid of een gegraveerd bureauaccessoire, persoonlijk overhandigd net na de toespraken.

De opening is een van de zeldzame evenementen waarbij de bedrukking meer kan dragen dan het logo. Drie gegevens verdienen er een plaats:

• het nieuwe adres of de stad, zeker als de verhuizing naar een andere wijk of gemeente gaat;
• een korte boodschap: „Welkom bij ons”, „Nieuw adres, dezelfde passie”;
• de naam of het silhouet van het gebouw, als de plek een sterke architecturale identiteit heeft.

Let op met de datum: een artikel met datum wordt een souvenir, maar kan daarna niet meer dienen. Houd de datum voor de artikelen die aan de gasten worden gegeven en bewaar een tijdloze versie voor de teamartikelen, die lang zullen dienen. Op het textiel voor uw medewerkers zijn zeefdruk of borduren geschikt; op glas en metaal gravure; op kleine gebogen artikelen tampondruk. De mock-up toont u het resultaat van elke zone vóór elke productie, en u kunt hem laten nalezen door de persoon die de verhuizing heeft geleid.

Het aantal gasten op een opening is moeilijk te voorspellen: bevestigingen gaan verloren, buren komen onaangekondigd langs. Reken ruim voor de onthaalartikelen, die licht en weinig omvangrijk zijn, en zo precies mogelijk voor de eregeschenken, die op naam zijn. Overschotten zonder datum dienen bij uw volgende beurzen of een opendeurdag.

Wat de planning betreft, vindt de opening meestal plaats zodra de dozen zijn uitgepakt en de kantoren zijn ingericht. Plaats de bestelling zodra de datum vastligt: de levertijd van elk product staat op de productpagina en start bij de goedkeuring van uw mock-up. Laat rechtstreeks op het nieuwe adres leveren, en controleer of het onthaal van het gebouw pakketten kan ontvangen, zeker als de centrale nog niet operationeel is.