Relatiegeschenken voor een opendeurdag: bedrijven, scholen en industriële sites

Niet alle opendeurdagen hebben hetzelfde doel. Maak het uwe duidelijk vóór u uw artikelen kiest:

• Opendeurdagen van bedrijven dienen om te werven, vakmanschap bekend te maken of de banden met klanten en buurt te versterken. De bezoekers zijn volwassenen, vaak uit het vak.
• Opendeurdagen van scholen of opleidingscentra richten zich tot scholieren, studenten en hun ouders, die in hetzelfde seizoen meerdere instellingen vergelijken.
• Bezoeken aan industriële sites openen werkplaatsen, productielijnen of magazijnen voor het publiek; veiligheid neemt er een centrale plaats in.

Het eerste geval vraagt om professionele artikelen; het tweede om artikelen die nuttig zijn in het dagelijks leven van een leerling; het derde om bezoekersuitrusting en een souvenir dat met het beroep te maken heeft. Eenzelfde dag kan trouwens die doelgroepen mengen: voorzie in dat geval een gemeenschappelijk artikel en gerichte aanvullingen.

Een bezoeker van een opendeurdag doorloopt voorspelbare stappen. Wie daar vooraf over nadenkt, kan het juiste artikel op het juiste moment overhandigen, zonder wachtrij of volle armen.

• Het onthaal: inschrijving, badge, rondleidingsplan. Een gepersonaliseerd keycord draagt de badge en identificeert ook uw gidsen en uw teams.
• De rondleiding: demonstraties, workshops, gesprekken met de teams. Een notitieboek en een promotiepen dienen om informatie en de namen van gesprekspartners te noteren.
• De pauze: koffie, versnapering, infostand. Een bedrukte beker of drinkfles vindt hier haar plaats.
• Het vertrek: documentatie, contacten, souvenir. Een tas verzamelt alles en neemt uw logo mee op het openbaar vervoer en op straat.

Deel uit in de loop van het parcours in plaats van alles bij de ingang: de bezoeker houdt zijn handen vrij tijdens de rondleiding, en elk artikel wordt aan een precies moment van zijn ontdekking verbonden.

Voor een onderwijsinstelling is de opendeurdag een sleutelmoment van het jaar. Bezoekers gaan naar huis met de brochures van meerdere scholen; uw artikel moet het verschil maken op het moment van de keuze.

• Voor leerlingen: artikelen die ze in de les zullen gebruiken, dus onder de ogen van hun klasgenoten. Pennen, markeerstiften, notitieboeken, etuis, drinkflessen, tote bags. De selectie Onderwijs groepeert de artikelen die bij dit publiek passen.
• Voor ouders: een soberder artikel, zoals een mok of een notitieboek, samen met de documentatie over de opleidingen en de inschrijvingsprocedure.
• Voor de studentenambassadeurs die de dag begeleiden: een sweater of een T-shirt in de kleuren van de instelling, zodat men hen gemakkelijk in de gangen herkent.

Vermeld het adres van de website of de naam van de accounts van de instelling op sociale netwerken: daar gaan de leerlingen het vervolg zoeken, vaak dezelfde avond nog.

Een werkplaats of productiesite openstellen voor het publiek legt veiligheidsregels op. De bezoekersuitrusting wordt dan het eerste relatiegeschenk: fluohesjes, veiligheidsbrillen, oordopjes. Bedrukt met uw logo maken ze de groepen zichtbaar en geven ze een serieus beeld van de organisatie. De selectie beschermingsmiddelen brengt deze artikelen samen; laat de specifieke vereisten van uw site altijd goedkeuren door uw veiligheidsverantwoordelijke.

Aan het einde van de rondleiding maakt een artikel dat met uw vak te maken heeft indruk: een houten artikel voor een zagerij, compact gereedschap voor een mechanisch bedrijf, een mok voor een voedingsbedrijf, samen met een staal van uw producten wanneer dat mogelijk is. Gezinnen met jonge kinderen waarderen ook een klein spel of een creatief artikel om mee te nemen.

De opkomst van een opendeurdag varieert volgens het weer, de communicatie en de schoolkalender. Steun op de inschrijvingen en op de vorige edities, en verdeel uw artikelen daarna over twee niveaus:

• een onthaalartikel voor iedereen, voordelig en licht: pen, keycord, sleutelhanger, katoenen tas; de goedkope goodies zijn perfect voor die rol;
• een kwalitatiever artikel voor gekwalificeerde contacten: veelbelovende kandidaat, toekomstige klant, gezin dat een dossier heeft ingediend.

Vermijd het de artikelen te dateren: de overschotten dienen bij de volgende editie, een beurs of een opening van kantoren. De degressieve prijzen van elk product worden live getoond, en de levertijd, vermeld op elke productpagina, loopt vanaf de goedkeuring van de mock-up: plaats uw bestelling zodra de datum van de dag vastligt.

Denk ten slotte aan de periode erna. Een bezoeker die uw gegevens in uw notitieboek heeft genoteerd, of die uit uw drinkfles drinkt, komt uw naam maanden later opnieuw tegen, op het moment dat hij een opleiding kiest, solliciteert of een project start. Om dat effect te meten, vraagt u gewoon aan kandidaten, nieuwe leerlingen en nieuwe klanten hoe ze u hebben leren kennen.