Minimale bestelhoeveelheid voor relatiegeschenken: wat u moet weten

Een artikel personaliseren is iets anders dan een kantoorpagina afdrukken. Vóór het eerste stuk moet uw ontwerp worden voorbereid voor de gekozen techniek, moet de machine worden ingesteld, de kleur worden afgesteld en het artikel in de bedrukkingszone worden gepositioneerd. Dat opstartwerk is ongeveer hetzelfde, of men nu een handvol exemplaren of een grote serie produceert.

De minimale hoeveelheid zorgt er dus voor dat die voorbereiding voor iedereen redelijk blijft. Onder een bepaald volume zouden de kosten ervan zo zwaar op elk stuk wegen dat het artikel elk belang verliest. Om dezelfde reden daalt de stukprijs wanneer de hoeveelheid stijgt: de opstart wordt over meer exemplaren verdeeld.

Die drempel is niet voor alle artikelen dezelfde. Hij hangt af van het artikel zelf en van de bedrukkingstechniek die op de zone mogelijk is. Een pen, een geborduurd textielartikel en een gegraveerde drinkfles hebben niet dezelfde beperkingen.

U hoeft geen offerte aan te vragen om dit cijfer te kennen. De minimale hoeveelheid staat op elke productpagina en in de configurator: u ziet ze op het moment dat u uw artikel kiest, samen met de bijbehorende prijstabel.

Maak er een gewoonte van ze te bekijken vanaf uw eerste zoektochten in de catalogus. Is uw behoefte bescheiden, filter dan in gedachten de producten waarvan het minimum bij uw volume past, in plaats van verliefd te worden op een artikel waarvan de drempel uw behoefte ruim overschrijdt. Zo hoeft u uw selectie niet op het laatste moment opnieuw samen te stellen.

Het tarief is degressief: de stukprijs daalt per staffel, en de volledige tabel staat op de productpagina. De „vanaf”-prijs op de kaarten van de catalogus is exclusief btw en zonder bedrukking; de configurator berekent de prijs met de bedrukking die u kiest, voor de ingevoerde hoeveelheid. Deze tabel is uw beste beslissingsinstrument.

Twee reflexen om aan te nemen:

• Vergelijk het totaal, niet alleen de stukprijs. Naar de volgende staffel gaan verlaagt de prijs van elk stuk, maar verhoogt de factuur. De vraag is of u de extra exemplaren werkelijk zult gebruiken.
• Redeneer op basis van de werkelijke bedrukking. Een kleur meer of een tweede bedrukkingszone wijzigen het tarief. De definitieve prijs wordt in uw offerte bevestigd.

Twijfelt u tussen twee hoeveelheden, stel uzelf dan een concrete vraag: waar worden de resterende artikelen opgeslagen, en bij welke gelegenheid worden ze uitgedeeld? Zonder duidelijk antwoord blijft u bij het lagere volume.

Een kleine behoefte is geen probleem, op voorwaarde dat u geschikte artikelen kiest. Enkele ideeën:

• Geef de voorkeur aan producten met een lage drempel, die u via de productpagina herkent.
• Denk aan digitaal drukken wanneer het voor de zone wordt aangeboden: het is geschikt voor kleine series en complexe ontwerpen.
• Beperk het aantal kleuren. Bij zeefdruk en tampondruk komt elke kleur overeen met een afzonderlijke drukgang: een bedrukking in één kleur blijft de eenvoudigste keuze.
• Houd een tijdloos ontwerp aan: alleen uw logo, zonder datum of naam van een evenement, zodat u de resterende exemplaren kunt hergebruiken.

Voor een krap budget stelt onze pagina goedkope goodies de voordeligste productfamilies voor.

Vaak bestaat het volume al in het bedrijf, maar is het versnipperd. De verkoopafdeling wil artikelen voor een beurs, HR voor het onthaal van nieuwe medewerkers, de directie voor enkele klantgeschenken. Afzonderlijk blijft elk van die behoeften onder de drempel of op een weinig voordelige staffel.

Ga vóór uw bestelling langs de afdelingen. Eenzelfde artikel, bedrukt met uw logo, kan voor meerdere doeleinden dienen: u bereikt gemakkelijker het minimum en een interessantere staffel. Om verschillende artikelen in één keer samen te brengen, helpt de tool Mijn pakket samenstellen u een coherent geheel te vormen.

Een veelvoorkomend voorbeeld: een kmo bereidt in het voorjaar een beurs voor en verwelkomt in het najaar meerdere nieuwe medewerkers. Door voor beide doeleinden hetzelfde notitieboekje met logo te kiezen, plaatst ze één bestelling in plaats van twee, keurt ze één drukproef goed en beschikt ze over een voorraad die het hele jaar bruikbaar is. Let wel: deze bundeling heeft alleen zin als het ontwerp bij beide doelgroepen past. Een artikel dat te veel op een evenement is gericht, laat zich slecht hergebruiken.

Omgekeerd is te hoog mikken om een aantrekkelijke stukprijs te krijgen een veelgemaakte fout. Dozen die in een opslagruimte liggen, hebben een kost: ruimte, artikelen die verouderen en soms een ontwerp dat na een wijziging van de huisstijl niet meer actueel is.

Stem uw volume af op vastgestelde toepassingen: het verwachte aantal bezoekers op een stand, het aantal geplande indiensttredingen in het jaar, de lijst van klanten die u wilt bedanken. Voeg een kleine marge toe voor onvoorziene omstandigheden, niet meer. Een artikel dat op het juiste moment wordt uitgedeeld, levert meer op dan een partij die haastig wordt weggegeven om ruimte vrij te maken.

Onthoud ook dat een nieuwe bestelling altijd een optie blijft. Gaat uw eerste partij sneller weg dan verwacht, dan is die des te eenvoudiger te plaatsen omdat uw bestand al klaar en gecontroleerd is. Twee goed gedimensioneerde bestellingen zijn soms beter dan één overgedimensioneerde.