Gadżety na otwarcie siedziby: jak dobrze przyjąć gości w nowym miejscu

Zanim wybiorą Państwo jakikolwiek przedmiot, warto wypisać, kto przyjdzie. Otwarcie siedziby łączy gości, którzy nie oczekują tego samego:

• Państwa pracownicy, którzy będą na co dzień żyć w tych wnętrzach i często dźwigali na swoich barkach przeprowadzkę;
• Państwa klienci i partnerzy, zaproszeni do poznania miejsca i przekonania się, że firma się rozwija;
• Sąsiedzi, przedstawiciele władz i lokalna prasa, gdy przeprowadzka ma znaczenie dla dzielnicy lub strefy biznesowej;
• Potencjalni kandydaci, jeśli korzystają Państwo z okazji, by pokazać atrakcyjne miejsce pracy.

Każda grupa wymaga innego przedmiotu. Jeden gadżet dla wszystkich upraszcza logistykę, ale dwa poziomy — przedmiot powitalny dla każdego gościa i staranniejszy prezent dla kluczowych gości — dają trafniejszy i lepiej przyjęty efekt.

Otwarcie niemal zawsze przebiega według tego samego scenariusza: powitanie, zwiedzanie, przemówienia, przecięcie wstęgi, poczęstunek, pożegnanie. Każdy z tych momentów to okazja do wręczenia przedmiotu, pod warunkiem że nie daje się wszystkiego naraz.

• Przy powitaniu identyfikator imienny na smyczy w barwach firmy pomaga zespołom rozpoznać gości i ułatwia prezentacje podczas zwiedzania.
• Podczas zwiedzania notes i długopis pozwalają zapisać kontakt lub pomysł; są bezcenne, jeśli zwiedzanie obejmuje prezentacje.
• Na poczęstunku kieliszek lub kubek z Państwa logo od razu się przydaje i często wyjeżdża ze swoim właścicielem.
• Na pożegnanie torba zbiera wszystko, co zostało wręczone, wraz z folderem lub planem dojazdu.

Torba pożegnalna to element kluczowy: spersonalizowana torba bawełniana jest ponownie używana na zakupy lub na trening, a Państwa nowy adres krąży w ten sposób po całym mieście.

Udany gadżet na otwarcie mówi o miejscu, a nie tylko o marce. Kilka pomysłów, jak połączyć przedmiot z budynkiem:

• Grawerowana szklanka: rodzina kubki i szklanki pozwala na precyzyjny grawer logo, a nawet sylwetki budynku, jako elegancką pamiątkę z poczęstunku.
• Roślina lub zestaw nasion: symbol zakorzenienia, idealnie pasuje do przeprowadzki. Przedmioty z rodziny ogród przywołują projekt, który zapuszcza korzenie.
• Brelok: oczywiste nawiązanie do kluczy do nowej siedziby, mieści się w torbie pożegnalnej, nie obciążając jej.
• Kubek zespołu: dla pracowników kubek do zainaugurowania w nowej kuchni wyznacza początek wspólnego życia w tym miejscu.

Dla sąsiadów i lokalnych sklepów prosty gest buduje sympatię: pudełko słodyczy lub znakowana torba na zakupy, zostawione razem z zaproszeniem. To elegancki sposób, by się przedstawić, podziękować za cierpliwość w czasie prac i zachęcić do odwiedzenia miejsca.

Dla gości honorowych, przedstawicieli władz czy wieloletnich klientów sens ma trwalszy przedmiot: zestaw piśmienniczy, pled lub grawerowane akcesorium biurowe, wręczone osobiście zaraz po przemówieniach.

Otwarcie to jedno z niewielu wydarzeń, przy których znakowanie może zawierać więcej niż logo. Trzy informacje zasługują na miejsce:

• nowy adres lub miasto, zwłaszcza jeśli przeprowadzka zmienia dzielnicę lub gminę;
• krótkie hasło: „Witamy u nas”, „Nowy adres, ta sama pasja”;
• nazwa lub sylwetka budynku, jeśli miejsce ma silną tożsamość architektoniczną.

Uwaga na datę: przedmiot z datą staje się pamiątką, ale nie może później ponownie służyć. Warto zarezerwować ją dla przedmiotów podarowanych gościom, a dla przedmiotów zespołowych, które posłużą długo, zachować wersję ponadczasową. Na odzieży dla pracowników sprawdzą się sitodruk lub haft; na szkle i metalu grawer; na małych zakrzywionych przedmiotach tampodruk. Wizualizacja pokazuje efekt w każdym polu przed rozpoczęciem produkcji, a można ją dać do sprawdzenia osobie, która koordynowała przeprowadzkę.

Liczbę gości na otwarciu trudno przewidzieć: niektóre potwierdzenia giną, sąsiedzi wpadają bez zapowiedzi. Przedmiotów powitalnych, lekkich i niewielkich, warto zamówić z zapasem, a prezentów honorowych, które są imienne, dokładnie tyle, ile trzeba. Nadwyżki bez daty przydadzą się na kolejnych targach lub podczas dnia otwartego.

Jeśli chodzi o harmonogram, otwarcie zwykle odbywa się po rozpakowaniu kartonów i urządzeniu biur. Zamówienie warto złożyć, gdy tylko data zostanie ustalona: termin każdego produktu jest podany na jego karcie i zaczyna biec od zatwierdzenia wizualizacji. Proszę zlecić dostawę bezpośrednio na nowy adres i sprawdzić, czy recepcja budynku może odebrać przesyłki, zwłaszcza jeśli centrala telefoniczna jeszcze nie działa.