Minimalna ilość zamówienia gadżetów reklamowych: co warto wiedzieć

Personalizacja przedmiotu to nie to samo co wydruk strony w biurze. Przed pierwszą sztuką trzeba przygotować grafikę pod wybraną technikę, ustawić maszynę, dobrać kolor, umieścić przedmiot w polu znakowania. Ta praca przygotowawcza jest mniej więcej taka sama, niezależnie od tego, czy produkuje się garstkę egzemplarzy, czy dużą serię.

Minimalna ilość służy więc temu, by to przygotowanie było rozsądne dla wszystkich. Poniżej pewnego nakładu jego koszt tak mocno obciążałby każdą sztukę, że przedmiot straciłby sens. Z tego samego powodu cena za sztukę spada wraz ze wzrostem ilości: przygotowanie rozkłada się na więcej egzemplarzy.

Próg ten nie jest taki sam dla wszystkich artykułów. Zależy od samego przedmiotu i techniki znakowania możliwej w jego polu. Długopis, haftowana odzież i grawerowany bidon mają różne ograniczenia.

Nie trzeba prosić o ofertę, aby poznać tę liczbę. Minimalna ilość jest podana na karcie każdego produktu i w konfiguratorze: widzą ją Państwo w momencie wyboru przedmiotu, razem z towarzyszącym jej cennikiem.

Warto sprawdzać ją już przy pierwszych poszukiwaniach w katalogu. Jeśli potrzeby są skromne, proszę w myślach odfiltrować produkty, których minimum odpowiada Państwa nakładowi, zamiast zakochać się w przedmiocie, którego próg znacznie przekracza potrzeby. Pozwala to uniknąć przebudowywania wyboru w ostatniej chwili.

Cennik jest degresywny: cena za sztukę maleje progami, a pełny cennik znajduje się na karcie produktu. Cena „od” na kartach katalogu jest podana netto i bez znakowania; konfigurator natomiast oblicza cenę z wybranym przez Państwa znakowaniem, dla wpisanej ilości. Ten cennik jest najlepszym narzędziem decyzyjnym.

Dwa dobre nawyki:

• Porównywać sumę, a nie tylko cenę jednostkową. Przejście na kolejny próg obniża cenę każdej sztuki, ale podnosi kwotę faktury. Pytanie brzmi, czy dodatkowe egzemplarze zostaną faktycznie wykorzystane.
• Myśleć o rzeczywistym znakowaniu. Dodatkowy kolor lub drugie pole znakowania zmieniają cenę. Ostateczna cena jest potwierdzana w ofercie.

Jeśli wahają się Państwo między dwiema ilościami, warto zadać sobie konkretne pytanie: gdzie będą przechowywane pozostałe przedmioty i przy jakiej okazji zostaną rozdane? Bez jasnej odpowiedzi lepiej pozostać przy mniejszym nakładzie.

Niewielkie potrzeby nie są problemem, pod warunkiem wyboru odpowiednich przedmiotów. Kilka wskazówek:

• Wybierać produkty z niskim progiem, łatwe do rozpoznania dzięki karcie produktu.
• Pomyśleć o druku cyfrowym, gdy jest dostępny w danym polu: sprawdza się przy małych seriach i złożonych grafikach.
• Ograniczyć liczbę kolorów. W sitodruku i tampodruku każdy kolor to osobne przejście: znakowanie w jednym kolorze pozostaje najprostszym wyborem.
• Postawić na ponadczasową grafikę: samo logo, bez daty i nazwy wydarzenia, aby móc ponownie wykorzystać pozostałe egzemplarze.

Przy napiętym budżecie nasza strona tanie gadżety reklamowe przedstawia najbardziej ekonomiczne rodziny produktów.

Często nakład już istnieje w firmie, ale jest rozproszony. Dział handlowy chce gadżetów na targi, dział kadr na powitanie nowych pracowników, zarząd na kilka prezentów dla klientów. Każda z tych potrzeb osobno pozostaje poniżej progu lub na mało korzystnym poziomie cenowym.

Przed złożeniem zamówienia warto zebrać potrzeby wszystkich działów. Ten sam przedmiot z Państwa logo może służyć kilku celom: łatwiej osiągnąć minimum i korzystniejszy próg. Aby połączyć kilka różnych artykułów w jednym kroku, narzędzie Stwórz mój zestaw pomaga skomponować spójną całość.

Częsty przykład: firma z sektora MŚP przygotowuje się do wiosennych targów i jesienią przyjmuje kilku nowych pracowników. Wybierając ten sam notes z logo do obu celów, składa jedno zamówienie zamiast dwóch, zatwierdza jeden proof (akceptację druku) i ma zapas do wykorzystania przez cały rok. Uwaga jednak: takie połączenie ma sens tylko wtedy, gdy grafika pasuje do obu grup odbiorców. Przedmiot zbyt mocno związany z wydarzeniem trudno wykorzystać ponownie.

Z drugiej strony częstym błędem jest celowanie zbyt wysoko, aby uzyskać atrakcyjną cenę jednostkową. Kartony leżące w magazynie mają swój koszt: zajmują miejsce, przedmioty się starzeją, a czasem grafika przestaje być aktualna po zmianie identyfikacji wizualnej.

Proszę dopasować nakład do konkretnych zastosowań: liczby gości oczekiwanych na stoisku, liczby planowanych zatrudnień w roku, listy klientów do podziękowania. Warto dodać niewielki zapas na nieprzewidziane sytuacje, ale nic więcej. Przedmiot rozdany we właściwym momencie przynosi więcej niż partia rozdana w pośpiechu, by zwolnić miejsce.

Warto też pamiętać, że kolejne zamówienie zawsze jest możliwe. Jeśli pierwsza partia rozejdzie się szybciej niż przewidywano, ponowne zamówienie będzie tym prostsze, że plik jest już gotowy i sprawdzony. Czasem lepsze są dwa dobrze zwymiarowane zamówienia niż jedno przewymiarowane.