Goodies mit Expresslieferung: So halten Sie einen knappen Termin

Notieren Sie zuerst das Datum, an dem die Artikel verteilt werden müssen, und dann das Datum, an dem sie bei Ihnen eintreffen müssen, um ausgepackt und auf die Teams verteilt zu werden. Dieses zweite Datum dient als Bezugspunkt für alles Weitere.

Sortieren Sie dann aus. Bei einer eiligen Bestellung bringt jeder zusätzliche Artikel eine vorzubereitende Datei, eine zu prüfende Druckfreigabe und eine zu kontrollierende Frist mit sich. Fragen Sie sich, was für den Termin unverzichtbar ist und was auf eine zweite, in Ruhe aufgegebene Bestellung warten kann. Ein einziger gut gewählter, rechtzeitig verteilter Artikel dient Ihrem Image besser als eine ehrgeizige Auswahl, die am Tag nach der Veranstaltung geliefert wird.

Vereinfachen Sie auch die Veredelung: Ein einziger Bereich und eine einzige Farbe verringern die Prüfpunkte und das Korrekturrisiko. Ein schlichtes Motiv, nur Ihr Logo, wird schneller bestätigt als eine mit Slogans und Angaben überladene Komposition.

Jeder Artikel des Katalogs hat seine eigene Produktionszeit, die auf seiner Produktseite angezeigt und im Angebot übernommen wird. Wenn die Zeit drängt, ist das der erste Filter, noch vor der Ästhetik: Vergleichen Sie mehrere Produktseiten derselben Familie und behalten Sie diejenigen, deren Produktion vor Ihrem Termin einen vernünftigen Puffer lässt.

Einige Produkte bieten zudem eine Express-Produktion an, die im Katalog gekennzeichnet ist. Für diese Artikel ersetzt die Express-Produktionszeit die übliche Frist. Sie finden sie gebündelt in der Auswahl Express-Produktion im Katalog. Behalten Sie jedoch zwei Grenzen im Blick:

• diese Auswahl deckt nicht den gesamten Katalog ab, und für den genauen Artikel, den Sie sich vorgestellt hatten, gibt es nicht unbedingt eine Express-Entsprechung;
• Express betrifft nur die Produktion: Dateivorbereitung, Bestätigung der Druckfreigabe und Versand müssen weiterhin in Ihrem Zeitplan vorgesehen werden.

Wenn der ideale Artikel nicht dabei ist, suchen Sie einen Artikel ähnlicher Art, statt einen unhaltbaren Zeitplan zu erzwingen.

Bei einer dringenden Bestellung versteckt sich die verlorene Zeit selten in der Werkstatt. Sie verfliegt vorher, bei der Suche nach der richtigen Logoversion. Tragen Sie noch vor der Wahl des Artikels zusammen:

• Ihr Logo als Vektordatei, mit in Pfade umgewandelten Texten;
• Ihre Pantone-Referenzen, wenn die Veredelung in Volltonfarben erfolgt;
• eine flache Version, ohne Farbverläufe und Schatten.

Laden Sie diese Datei so früh wie möglich in den Konfigurator hoch: Die automatische Prüfung meldet sofort einen Mangel bei Auflösung, Farben oder Bereichsüberschreitung, statt dass Sie ihn nach der Bestellung entdecken. Wenn Sie nicht wissen, woran man eine konforme Datei erkennt, erklärt unser Leitfaden zur Vektordatei des Logos das Vorgehen. Eine Überarbeitung Ihres Motivs durch unser Studio bleibt möglich, fügt aber einen Schritt hinzu: Wenn jeder Moment zählt, verzichten Sie besser darauf.

Die Produktion beginnt erst, wenn die Druckfreigabe bestätigt ist. Jeder Moment, den sie in einem Posteingang wartet, verschiebt die Lieferung also um ebenso viel. Das ist der stärkste Hebel, über den Sie verfügen, und er hängt nur von Ihrer Organisation ab:

• Eine einzige Person bestätigt, vor der Bestellung bestimmt und verfügbar, wenn die Druckfreigabe eintrifft.
• Die Kriterien stehen im Voraus fest: Logo, Farbe, Position, Mengen. In diesem Schritt wird die Wahl des Artikels nicht neu aufgerollt.
• Die Anmerkungen werden gebündelt in einer einzigen Nachricht, falls eine Korrektur nötig ist, statt mehrerer Hin-und-her-Runden.

Unser Team prüft jeden Druck vor der Fertigung, auch bei einer dringenden Bestellung: Diese Prüfung ist inbegriffen und sichert eine heikle Veredelung ab. Wenn Ihr Termin knapp ist, geben Sie Ihre Frist bei der Bestellung an. Ob dringend oder nicht, lesen Sie die Druckfreigabe aufmerksam: Ein in der Eile bestätigter Fehler lässt sich nach dem Produktionsstart nicht mehr beheben.

Die Pakete auf mehrere Standorte zu verteilen, vervielfacht die Sendungen und das Risiko, dass sich eine davon verzögert. Bei einem knappen Termin lassen Sie alles an eine einzige Adresse liefern, dorthin, wo die Artikel verwendet oder von wo sie weiterverteilt werden, und geben Sie einen anwesenden Empfänger an. Prüfen Sie vor der Bestellung, ob diese Adresse in Ihrem Kundenbereich vollständig ist: Eine unvollständige Adresse kann allein ein Paket blockieren.

Die Sendungsverfolgung erhalten Sie beim Versand per E-Mail: Leiten Sie sie an die Person weiter, die das Paket annimmt. Denken Sie auch daran, dass der Transport von den Versanddienstleistern abhängt und sich in Zeiten hoher Auslastung oder rund um Feiertage verlangsamen kann. Alle Schritte sind auf der Seite Lieferzeiten und Versand beschrieben.

Es kommt vor, dass keine Kombination eine rechtzeitige Lieferung ermöglicht. Statt eine Bestellung in der Hoffnung aufzugeben, dass alles gut geht, schreiben Sie an contact@vektoprint.com und nennen Sie den gewünschten Artikel, die Menge und das Datum, an dem Sie die Artikel benötigen. Wir sagen Ihnen offen, was realistisch ist, ohne Ihnen einen Termin zu versprechen, den wir nicht halten könnten.

Es gibt mehrere Ausweichlösungen: einen anderen Artikel mit kürzerer Produktionszeit wählen, die Bestellung auf das für den Termin Unverzichtbare reduzieren oder die Goodies nach der Veranstaltung überreichen, etwa in einer Dankessendung an die getroffenen Kontakte. Und für das nächste Mal hilft Ihnen unser Leitfaden zur Produktionszeit von Werbeartikeln, einen Rückwärtszeitplan aufzustellen, der Eile vermeidet.