Regalos promocionales con entrega exprés: cómo cumplir un plazo ajustado

Empiece por anotar la fecha en la que deben repartirse los artículos y, después, la fecha en la que deben llegar a sus instalaciones para desembalarlos y distribuirlos entre los equipos. Esta segunda fecha es la que sirve de referencia para todo lo demás.

A continuación, haga una selección. En un pedido con prisa, cada artículo adicional supone un archivo más que preparar, una prueba de impresión más que revisar y un plazo más que comprobar. Pregúntese qué es imprescindible para la fecha y qué puede esperar a un segundo pedido hecho con calma. Un solo artículo bien elegido y repartido a tiempo beneficia más a su imagen que una selección ambiciosa entregada al día siguiente del evento.

Simplifique también el marcaje: una sola zona y un solo color reducen los puntos de control y el riesgo de correcciones. Un diseño sobrio, solo con su logo, se valida más rápido que una composición cargada de eslóganes y menciones.

Cada artículo del catálogo tiene su propio plazo de producción, indicado en su ficha de producto y recogido en el presupuesto. Cuando el tiempo apremia, es el primer filtro que debe aplicar, incluso antes que la estética: compare varias fichas de una misma familia y quédese con aquellas cuya producción deje un margen razonable antes de su fecha.

Algunos productos ofrecen además una producción exprés, señalada en el catálogo. Para estos artículos, el plazo de producción exprés sustituye al plazo habitual. Los encontrará agrupados en la selección producción exprés del catálogo. No obstante, tenga en cuenta dos límites:

• esta selección no abarca todo el catálogo, y no siempre existe un equivalente exprés del artículo concreto que tenía en mente;
• el servicio exprés solo afecta a la producción: la preparación del archivo, la validación de la prueba de impresión y el transporte siguen teniendo que preverse en su calendario.

Si el artículo ideal no figura en ella, busque uno de estilo parecido en lugar de forzar un calendario imposible.

En un pedido urgente, el tiempo perdido rara vez se esconde en el taller. Se esfuma antes, buscando la versión correcta del logo. Incluso antes de elegir el artículo, reúna:

• su logo en archivo vectorial, con los textos convertidos en trazados;
• sus referencias Pantone si el marcaje es en colores planos;
• una versión plana, sin degradados ni sombras.

Suba este archivo al configurador lo antes posible: la comprobación automática señala al instante cualquier defecto de resolución, de colores o de desbordamiento de la zona, en lugar de que usted lo descubra después del pedido. Si no sabe reconocer un archivo conforme, nuestra guía sobre el archivo vectorial del logo le indica cómo proceder. Nuestro estudio puede retocar su diseño, pero eso añade una etapa: cuando cada momento cuenta, es mejor prescindir de ella.

La producción solo comienza una vez validada la prueba de impresión. Cada momento que pasa esperando en una bandeja de entrada retrasa, por tanto, la entrega en la misma medida. Es la palanca más potente de la que dispone, y depende únicamente de su organización:

• Una sola persona valida, designada antes del pedido y disponible en el momento en que llega la prueba de impresión.
• Los criterios se fijan de antemano: logo, color, ubicación, cantidades. En esta etapa no se vuelve a discutir la elección del artículo.
• Los comentarios se agrupan en un solo mensaje si hace falta una corrección, en lugar de encadenar idas y vueltas.

Nuestro equipo verifica cada impresión antes de la fabricación, incluso en un pedido urgente: esta verificación está incluida y da seguridad a un marcaje delicado. Si su fecha es ajustada, indique su plazo en el momento del pedido. Con urgencia o sin ella, lea la prueba de impresión con atención: un error validado con prisas ya no se puede corregir una vez lanzada la producción.

Repartir los paquetes entre varios centros multiplica los envíos y el riesgo de que uno de ellos se retrase. Para un plazo ajustado, haga que todo se entregue en una sola dirección, aquella en la que se usarán los artículos o desde la que se redistribuirán, e indique un destinatario presente para recibirlos. Compruebe que esa dirección está completa en su área de cliente antes de hacer el pedido: una dirección incompleta puede bloquear por sí sola un paquete.

El seguimiento le llega por correo electrónico en el momento del envío: compártalo con la persona que vaya a recibirlo. Tenga en cuenta también que el transporte depende de las empresas de mensajería y puede ralentizarse en periodos de mucha actividad o en torno a los días festivos. Todas las etapas se describen en la página plazos y entrega.

A veces ninguna combinación permite recibir el pedido a tiempo. En lugar de lanzar un pedido esperando que todo salga bien, escriba a contact@vektoprint.com indicando el artículo deseado, la cantidad y la fecha en la que necesita disponer de los artículos. Le diremos con franqueza qué es realista, sin prometerle una fecha que no podamos cumplir.

Existen varias alternativas: elegir otro artículo con una producción más corta, reducir el pedido a lo imprescindible para la fecha o entregar los regalos promocionales después del evento, por ejemplo en un envío de agradecimiento a los contactos que conoció. Y para la próxima vez, nuestra guía sobre el plazo de producción de los artículos publicitarios le ayuda a elaborar una planificación inversa que evite las urgencias.