Gadget con consegna express: come rispettare una scadenza ravvicinata

Cominci annotando la data in cui gli oggetti devono essere distribuiti, poi quella in cui devono arrivare da Lei per essere disimballati e ripartiti tra i team. È questa seconda data a fare da riferimento per tutto il resto.

Poi faccia una selezione. In un ordine urgente, ogni articolo in più aggiunge un file da preparare, una bozza di stampa da rileggere e un termine da verificare. Si chieda che cosa è indispensabile per la scadenza e che cosa può attendere un secondo ordine effettuato con calma. Un solo oggetto ben scelto, distribuito in tempo, serve la Sua immagine meglio di una selezione ambiziosa consegnata il giorno dopo l’evento.

Alleggerisca anche la personalizzazione: una sola area e un solo colore riducono i punti di controllo e il rischio di correzioni. Una grafica sobria, il Suo logo da solo, si approva più rapidamente di una composizione carica di slogan e diciture.

Ogni articolo del catalogo ha il proprio tempo di produzione, indicato sulla sua scheda e riportato nel preventivo. Quando il tempo stringe, è il primo filtro da applicare, ancora prima dell’estetica: confronti più schede di una stessa famiglia e scelga quelle la cui produzione lascia un margine ragionevole prima della Sua data.

Alcuni prodotti propongono inoltre una produzione express, segnalata nel catalogo. Per questi articoli, il tempo di produzione express sostituisce quello abituale. Li trova raggruppati nella selezione produzione express del catalogo. Tenga però presenti due limiti:

• questa selezione non copre l’intero catalogo, e non esiste necessariamente un equivalente express per l’oggetto preciso che aveva immaginato;
• l’express riguarda solo la produzione: la preparazione del file, l’approvazione della bozza di stampa e la spedizione restano da prevedere nel Suo calendario.

Se l’oggetto ideale non vi figura, cerchi un articolo simile nello spirito piuttosto che forzare un calendario irrealizzabile.

In un ordine urgente, il tempo perso si nasconde raramente nel laboratorio. Si disperde a monte, nel cercare la versione giusta del logo. Prima ancora di scegliere l’oggetto, raccolga:

• il Suo logo in vettoriale, con i testi convertiti in tracciati;
• i Suoi riferimenti Pantone se la personalizzazione è a tinte piatte;
• una versione piatta, priva di sfumature e ombre.

Carichi questo file nel configuratore il prima possibile: il controllo automatico segnala all’istante un difetto di risoluzione, di colori o di sconfinamento dall’area, invece di farglielo scoprire dopo l’ordine. Se non sa riconoscere un file conforme, la nostra guida sul file vettoriale del logo indica la procedura da seguire. Una rielaborazione della Sua grafica da parte del nostro studio resta possibile, ma aggiunge una fase: quando ogni momento conta, è meglio farne a meno.

La produzione inizia solo dopo l’approvazione della bozza di stampa. Ogni momento in cui resta in attesa in una casella di posta sposta quindi di altrettanto la consegna. È la leva più potente di cui dispone, e dipende solo dalla Sua organizzazione:

• Una sola persona approva, designata prima dell’ordine e disponibile nel momento in cui arriva la bozza.
• I criteri sono fissati in anticipo: logo, colore, posizione, quantità. In questa fase non si rimette in discussione la scelta dell’oggetto.
• Le osservazioni sono raggruppate in un solo messaggio se serve una correzione, invece di moltiplicare gli andirivieni.

Il nostro team verifica ogni stampa prima della produzione, anche per un ordine urgente: questa verifica è inclusa e mette al sicuro una personalizzazione delicata. Se la Sua data è ravvicinata, segnali la Sua scadenza al momento dell’ordine. Urgenza o no, legga la bozza di stampa con attenzione: un errore approvato nella fretta non si può più correggere una volta avviata la produzione.

Ripartire i pacchi tra più sedi moltiplica le spedizioni e il rischio che una sola di esse subisca un ritardo. Per una scadenza ravvicinata, faccia consegnare tutto a un solo indirizzo, quello in cui gli oggetti verranno usati o da cui ripartiranno, e indichi un destinatario presente per la ricezione. Verifichi che questo indirizzo sia completo nella Sua area clienti prima di ordinare: un indirizzo incompleto può da solo bloccare un pacco.

Il tracciamento Le arriva via e-mail al momento della spedizione: lo trasmetta alla persona che riceve. Tenga anche presente che la spedizione dipende dai corrieri e può rallentare nei periodi di forte attività o intorno ai giorni festivi. Tutte le fasi sono descritte nella pagina tempi e consegna.

Può succedere che nessuna combinazione permetta di ricevere la merce in tempo. Invece di avviare un ordine sperando che tutto vada bene, scriva a contact@vektoprint.com indicando l’oggetto desiderato, la quantità e la data entro cui deve disporre degli oggetti. Le diremo con franchezza che cosa è realistico, senza prometterLe una data che non potremmo rispettare.

Esistono diverse soluzioni di ripiego: scegliere un altro oggetto con una produzione più breve, ridurre l’ordine a ciò che è indispensabile per la scadenza, oppure consegnare i gadget dopo l’evento, ad esempio in un invio di ringraziamento ai contatti incontrati. E per la prossima volta, la nostra guida sui tempi di produzione degli oggetti promozionali La aiuta a costruire un retroplanning che eviti l’urgenza.