Relatiegeschenken met expreslevering: zo haalt u een krappe deadline

Noteer eerst de datum waarop de artikelen moeten worden uitgedeeld, en dan de datum waarop ze bij u moeten aankomen om te worden uitgepakt en over de teams verdeeld. Die tweede datum dient als referentie voor alles wat volgt.

Maak daarna een selectie. In een dringende bestelling voegt elk extra artikel een bestand toe om voor te bereiden, een drukproef om na te lezen en een levertijd om te controleren. Vraag u af wat onmisbaar is voor de deadline, en wat kan wachten op een tweede bestelling die u rustig plaatst. Eén goed gekozen artikel dat op tijd wordt uitgedeeld, dient uw imago beter dan een ambitieuze selectie die de dag na het evenement wordt geleverd.

Maak ook de bedrukking lichter: één zone en één kleur verminderen de controlepunten en het risico op correcties. Een sober ontwerp, alleen uw logo, wordt sneller goedgekeurd dan een compositie vol slogans en vermeldingen.

Elk artikel in de catalogus heeft zijn eigen productietijd, vermeld op de productpagina en herhaald in de offerte. Wanneer de tijd dringt, is dat de eerste filter, nog vóór de esthetiek: vergelijk meerdere productpagina’s uit eenzelfde familie en kies die waarvan de productie een redelijke marge laat vóór uw datum.

Sommige producten bieden bovendien een expressproductie aan, aangeduid in de catalogus. Voor die artikelen vervangt de expresslevertijd de gebruikelijke levertijd. U vindt ze gegroepeerd in de selectie expressproductie in de catalogus. Houd echter twee grenzen in gedachten:

• deze selectie dekt niet de hele catalogus, en er bestaat niet noodzakelijk een expressvariant van het precieze artikel dat u in gedachten had;
• express betreft alleen de productie: de voorbereiding van het bestand, de goedkeuring van de drukproef en het transport moet u nog in uw planning voorzien.

Staat het ideale artikel er niet bij, zoek dan een artikel dat er qua geest dicht bij ligt in plaats van een onhaalbare planning te forceren.

Bij een dringende bestelling zit het tijdverlies zelden in de werkplaats. Het verdampt vooraf, bij het zoeken naar de juiste versie van het logo. Verzamel nog vóór u het artikel kiest:

• uw logo in vectorformaat, met teksten omgezet in contouren;
• uw Pantone-referenties als de bedrukking in egale kleuren is;
• een vlakke versie, ontdaan van kleurverlopen en schaduwen.

Upload dat bestand zo vroeg mogelijk in de configurator: de automatische controle meldt meteen een probleem met resolutie, kleuren of overschrijding van de zone, in plaats van dat u het na de bestelling ontdekt. Weet u niet hoe u een conform bestand herkent, dan geeft onze gids over het vectorbestand van uw logo de werkwijze. Een herwerking van uw ontwerp door onze studio blijft mogelijk, maar voegt een stap toe: wanneer elk moment telt, slaat u die beter over.

De productie start pas zodra de drukproef is goedgekeurd. Elk moment dat hij in een inbox ligt te wachten, stelt de levering dus even lang uit. Het is de krachtigste hefboom waarover u beschikt, en hij hangt alleen af van uw organisatie:

• Eén persoon keurt goed, aangewezen vóór de bestelling en beschikbaar op het moment dat de drukproef aankomt.
• De criteria liggen vooraf vast: logo, kleur, plaats, hoeveelheden. De keuze van het artikel wordt in deze fase niet meer heropend.
• De opmerkingen worden gebundeld in één bericht als een correctie nodig is, in plaats van heen en weer te mailen.

Ons team controleert elke bedrukking vóór de productie, ook bij een dringende bestelling: die controle is inbegrepen en beveiligt een delicate bedrukking. Is uw datum krap, vermeld dan uw deadline bij de bestelling. Spoed of niet, lees de drukproef aandachtig: een fout die in de haast werd goedgekeurd, is niet meer recht te zetten zodra de productie is gestart.

Pakketten over meerdere vestigingen verdelen vermenigvuldigt de zendingen en het risico dat één ervan vertraging oploopt. Laat bij een krappe deadline alles op één adres leveren, daar waar de artikelen zullen worden gebruikt of van waaruit ze verder gaan, en vermeld een ontvanger die aanwezig is om in ontvangst te nemen. Controleer vóór u bestelt of dat adres volledig is in uw klantenomgeving: een onvolledig adres kan op zich al een pakket blokkeren.

De tracking ontvangt u bij verzending per e-mail: geef die door aan de persoon die het pakket in ontvangst neemt. Onthoud ook dat het transport afhangt van de vervoerders en kan vertragen in drukke periodes of rond feestdagen. Alle stappen worden beschreven op de pagina levertijden en levering.

Het gebeurt dat geen enkele combinatie een tijdige levering mogelijk maakt. Schrijf, in plaats van een bestelling te plaatsen in de hoop dat alles goed gaat, naar contact@vektoprint.com met vermelding van het beoogde artikel, de hoeveelheid en de datum waarop u over de artikelen moet beschikken. We zeggen u eerlijk wat realistisch is, zonder u een datum te beloven die we niet zouden kunnen halen.

Er bestaan meerdere alternatieven: een ander artikel kiezen met een kortere productietijd, de bestelling beperken tot wat onmisbaar is voor de deadline, of de relatiegeschenken na het evenement overhandigen, bijvoorbeeld in een bedankzending aan de ontmoete contacten. En voor de volgende keer helpt onze gids over de productietijd van relatiegeschenken u een retroplanning op te stellen die spoed voorkomt.