Erste Bestellung von Werbeartikeln: der Ablauf Schritt für Schritt

Die Versuchung ist groß, schon in der ersten Minute den Katalog zu durchstöbern. Nehmen Sie sich lieber die Zeit, einige einfache Fragen schriftlich zu beantworten, die Sie allen am Projekt Beteiligten weitergeben können.

• Für wen ist der Artikel bestimmt? Messebesucher, treue Kunden, neue Mitarbeitende: Jede Zielgruppe verlangt nach einem anderen Artikel.
• In welcher Situation wird er überreicht? Ein an einem Stand verteilter Artikel muss leicht und gut mitnehmbar sein; ein persönlich überreichtes Geschenk darf aufwendiger sein.
• Wie viele Exemplare brauchen Sie wirklich? Gehen Sie von konkreten Verwendungen aus statt von einer beruhigenden runden Zahl.
• Bis wann? Notieren Sie das Datum, an dem die Artikel in den Händen Ihrer Teams sein müssen, nicht das Datum der Veranstaltung.

Diese Antworten bilden Ihr Lastenheft. Sie bewahren Sie davor, sich in einen Artikel zu verlieben, der weder zur Zielgruppe noch zur Menge passt. Zur Frage der Stückzahl erklärt unser Leitfaden zur Mindestbestellmenge, wie Sie überlegen, bevor Sie eine Zahl festlegen.

Mit Ihrem Bedarf im Kopf öffnen Sie den Katalog und durchsuchen die Familien, die zu Ihrer Verwendung passen. Auf jeder Produktseite verdienen drei Informationen Ihre Aufmerksamkeit, noch bevor Sie das Erscheinungsbild betrachten:

• die Mindestmenge, um Artikel, deren Schwelle Ihren Bedarf übersteigt, von vornherein auszuschließen;
• die Produktionszeit, die für jeden Artikel eigen ist und Ihnen zeigt, ob der Artikel in Ihren Zeitplan passt;
• die Druckbereiche, mit ihren Abmessungen und der Anzahl der erlaubten Farben, die Ihnen zeigen, wo und wie Ihr Logo erscheinen kann.

Bleiben Sie beim ersten Kauf einfach: ein einziger Artikel, ein einziger Bereich, eine einfarbige Veredelung. Der Preis des Artikels und der Preis der Veredelung werden getrennt angezeigt, was das Budget leicht lesbar macht. Wenn Sie zwischen zwei Artikeln schwanken, fügen Sie sie einem Projekt hinzu, um sie in Ruhe zu vergleichen.

Diesen Schritt unterschätzen Erstkäufer am häufigsten. Der Konfigurator wird Sie nach Ihrem Logo fragen, und die Qualität des Ergebnisses hängt direkt von der hochgeladenen Datei ab. Tragen Sie vor dem Start zusammen:

• die Vektorversion Ihres Logos im Format .ai, .eps, Vektor-.pdf oder .svg, die Ihnen die Agentur oder der Grafiker, die Ihr Erscheinungsbild gestaltet haben, übergeben hat;
• Ihre Pantone-Referenzen, meist im Corporate-Design-Handbuch vermerkt, wenn Sie eine Veredelung in Volltonfarben anstreben;
• den Namen der Person, die das Corporate Design verantwortet, um ihr bei Zweifeln eine Frage zu stellen.

Das von Ihrer Website oder aus einer E-Mail-Signatur kopierte Logo eignet sich fast nie: Es ist leicht, besteht aus Pixeln und ist für einen Bildschirm gedacht. Die automatische Prüfung wird Sie darauf hinweisen, aber es ist besser, es vorher zu wissen. Um zu verstehen, was eine verwendbare Datei ausmacht und was Sie bei Ihrem Grafiker anfragen sollten, lesen Sie den Leitfaden zur Vorbereitung einer Vektordatei Ihres Logos.

Auf der Produktseite führt Sie der Konfigurator in drei Schritten, und der Preis wird bei jeder Wahl neu berechnet.

• Die Farben. Wählen Sie den oder die Farbtöne des Artikels. Denken Sie schon an den Kontrast zu Ihrem Logo: Eine Veredelungsfarbe, die der des Trägermaterials ähnelt, ist schlecht lesbar.
• Die Mengen. Bei Textilien geben Sie sie Größe für Größe und Farbe für Farbe in eine Tabelle ein. Lassen Sie die Größenliste intern zirkulieren, bevor Sie diese Tabelle ausfüllen, statt nach Gefühl zu verteilen.
• Die Veredelung. Sie laden Ihr Logo hoch, wählen die Position unter den verfügbaren Bereichen und dann das Verfahren unter denen, die auf diesem Bereich tatsächlich möglich sind. Die automatische Prüfung misst sofort Auflösung, Anzahl der Farben und Einhaltung der Bereichsgrenzen.

In diesem Stadium können Sie ein kostenloses Angebot herunterladen und es intern unverbindlich genehmigen lassen. Unser Leitfaden zum Erhalten und Lesen eines Angebots für Werbeartikel erklärt die Bedeutung jeder seiner Zeilen.

Ist die Konfiguration abgeschlossen, bestellen Sie direkt auf der Website und hinterlegen eine Kartenreservierung per Kreditkarte: Vor der Bestätigung der Druckfreigabe wird nichts abgebucht, und eine öffentliche Einrichtung kann per Bestellschein bezahlen. Zu diesem Zeitpunkt wird noch nichts produziert.

Dann folgt der entscheidende Schritt Ihrer gesamten ersten Bestellung: die Druckfreigabe. Sie ist die Vorschau Ihres veredelten Artikels im Originalmaßstab der Vorlage, die Sie vor jeder Produktion genehmigen. Einmal bestätigt, ist sie verbindlich: Was Sie genehmigt haben, erhalten Sie. Lesen Sie sie in Ruhe gegen und prüfen Sie Rechtschreibung, Position des Logos, Größe und Farbe. Beim geringsten Zweifel fordern Sie eine Korrektur an, bevor Sie zustimmen.

Beim ersten Kauf wie bei allen folgenden prüft unser Team jeden Druck vor der Fertigung, ohne Aufpreis: Es prüft Ihr Motiv und Ihre Druckfreigabe und erkennt, was eine Maschine nicht beurteilen kann, etwa einen zu kleinen, nicht mehr lesbaren Text oder ein Logo, das auf der gewählten Farbe verschwindet.

Ab der Bestätigung der Druckfreigabe beginnt die für Ihren Artikel geltende Produktionszeit zu laufen. In Ihrem Kundenbereich zeigt die Rubrik Meine Bestellungen jeden Schritt, sobald unser Team ihn abschließt: Prüfung, Entwurf, Produktion, dann Versand. Beim Versand des Pakets erhalten Sie den Link zur Sendungsverfolgung per E-Mail. Die Schritte und der Transport sind auf unserer Seite Lieferzeiten und Versand beschrieben.

Räumen Sie die Kartons bei Ankunft nicht sofort weg. Öffnen Sie einen, vergleichen Sie einige Artikel mit der bestätigten Druckfreigabe, zählen Sie die Mengen und prüfen Sie bei Textilien die Größenverteilung. Wenn etwas nicht stimmt, melden Sie es umgehend schriftlich an contact@vektoprint.com, mit Fotos als Beleg. Legen Sie schließlich Ihre Logodatei, Ihr Angebot und Ihre Druckfreigabe in denselben Ordner: Ihre nächste Bestellung startet von dort und geht deutlich schneller.