Primer pedido de artículos publicitarios: el recorrido paso a paso

La tentación de recorrer el catálogo desde el primer minuto es grande. Tómese más bien el tiempo de responder por escrito a unas preguntas sencillas, que podrá compartir con todas las personas implicadas en el proyecto.

• ¿A quién va destinado el objeto? Visitantes de una feria, clientes fieles, empleados que se incorporan: cada público pide un objeto distinto.
• ¿En qué situación se entregará? Un objeto repartido en un stand debe ser ligero y fácil de llevar; un regalo entregado en mano puede ser más elaborado.
• ¿Cuántas unidades necesita realmente? Parta de los usos identificados y no de una cifra redonda que tranquiliza.
• ¿Para cuándo? Anote la fecha en la que los objetos deben estar en manos de sus equipos, y no la del evento.

Estas respuestas forman su pliego de condiciones. Le evitan dejarse seducir por un objeto que no corresponde ni al público ni al volumen. Sobre el número de unidades, nuestra guía sobre la cantidad mínima de pedido explica cómo razonar antes de fijar una cifra.

Con su necesidad en mente, abra el catálogo y recorra las familias que corresponden a su uso. En cada ficha de producto, tres datos merecen su atención incluso antes de mirar el resultado:

• la cantidad mínima, para descartar de entrada los objetos cuyo umbral supera su necesidad;
• el plazo de producción, propio de cada artículo, que le indica si el objeto encaja en su calendario;
• las zonas de marcaje, con sus dimensiones y el número de colores admitidos, que le muestran dónde y cómo podrá aparecer su logotipo.

Para una primera compra, opte por lo sencillo: un solo objeto, una sola zona, un marcaje a una tinta. El precio del producto y el del marcaje se muestran por separado, lo que hace que el presupuesto sea fácil de leer. Si duda entre dos artículos, añádalos a un proyecto para compararlos con calma.

Es la etapa que más subestiman quienes compran por primera vez. El configurador le pedirá su logotipo, y la calidad del resultado depende directamente del archivo que suba. Antes de empezar, reúna:

• la versión vectorial de su logotipo, en formato .ai, .eps, .pdf vectorial o .svg, la que le entregó la agencia o el diseñador gráfico que creó su identidad;
• sus referencias Pantone, que suelen figurar en el manual de identidad visual, si busca un marcaje en colores planos;
• el nombre de la persona responsable de la identidad visual, para hacerle una consulta si surge alguna duda.

El logotipo descargado de su web o de una firma de correo electrónico casi nunca sirve: es ligero, está compuesto de píxeles y pensado para una pantalla. El control automático se lo indicará, pero mejor saberlo antes. Para entender qué distingue a un archivo utilizable y saber qué pedir a su diseñador gráfico, consulte la guía para preparar un archivo vectorial de logotipo.

En la ficha de producto, el configurador le guía en tres pasos, y el precio se recalcula con cada elección.

• Los colores. Elija el color o los colores del objeto. Piense ya en el contraste con su logotipo: un color de marcaje parecido al del soporte se leerá mal.
• Las cantidades. Para un textil, se introducen talla por talla y color por color, en una tabla. Haga circular la lista de tallas internamente antes de rellenar esta tabla, en lugar de repartirlas a ojo.
• El marcaje. Sube su logotipo, elige la posición entre las zonas disponibles y, después, la técnica entre las que realmente son posibles en esa zona. El control automático mide al instante la resolución, el número de colores y el respeto de los límites de la zona.

En este punto, puede descargar un presupuesto gratuito y hacer que lo validen internamente, sin compromiso. Nuestra guía para obtener y leer un presupuesto de artículos publicitarios detalla el significado de cada una de sus líneas.

Con la configuración cerrada, hace el pedido directamente en la web y registra una preautorización bancaria con tarjeta: no se cobra nada antes de que valide su prueba de impresión, y un organismo público puede pagar mediante orden de compra. En ese momento todavía no se produce nada.

Llega entonces la etapa decisiva de todo su primer pedido: la prueba de impresión. Es la vista previa de su objeto marcado, a la escala real de la plantilla, que usted aprueba antes de cualquier producción. Una vez validada, es la referencia: lo que ha aprobado es lo que recibirá. Revísela con calma, comprobando la ortografía, la posición del logotipo, su tamaño y su color. Ante la menor duda, pida una corrección antes de dar su conformidad.

Tanto en una primera compra como en las siguientes, nuestro equipo verifica cada impresión antes de la fabricación, sin coste adicional: revisa su diseño y su prueba de impresión, y detecta lo que una máquina no sabe juzgar, como un texto demasiado pequeño para ser legible o un logotipo que desaparece sobre el color elegido.

En cuanto se valida la prueba de impresión, empieza a contar el plazo de producción propio de su objeto. En su área de cliente, el apartado Mis pedidos muestra cada etapa en el momento en que nuestro equipo la completa: verificación, maqueta, producción y, por último, envío. Cuando sale el paquete, recibe el enlace de seguimiento por correo electrónico. Las etapas y el transporte se describen en nuestra página de plazos y entrega.

A la llegada, no guarde las cajas enseguida. Abra una, compare algunos objetos con la prueba de impresión validada, cuente las cantidades y, en el caso de un textil, compruebe el reparto de tallas. Si algo no corresponde, comuníquelo sin demora por escrito a contact@vektoprint.com, con fotos. Por último, guarde su archivo de logotipo, su presupuesto y su prueba de impresión en una misma carpeta: su próximo pedido partirá de ahí, y será mucho más rápido.