Eerste bestelling relatiegeschenken: het parcours stap voor stap

De verleiding is groot om vanaf de eerste minuut door de catalogus te bladeren. Neem liever de tijd om schriftelijk op enkele eenvoudige vragen te antwoorden, die u kunt doorgeven aan iedereen die bij het project betrokken is.

• Voor wie is het artikel bedoeld? Beursbezoekers, trouwe klanten, nieuwe medewerkers: elk publiek vraagt om een ander artikel.
• In welke situatie wordt het overhandigd? Een artikel dat op een stand wordt uitgedeeld, moet licht en gemakkelijk mee te nemen zijn; een geschenk dat persoonlijk wordt overhandigd, mag verzorgder zijn.
• Hoeveel exemplaren hebt u echt nodig? Vertrek van vastgestelde toepassingen in plaats van een geruststellend rond getal.
• Voor wanneer? Noteer de datum waarop de artikelen in handen van uw teams moeten zijn, en niet die van het evenement.

Die antwoorden vormen uw lastenboek. Ze voorkomen dat u valt voor een artikel dat noch bij het publiek noch bij het volume past. Over het aantal exemplaren legt onze gids over de minimale bestelhoeveelheid uit hoe u redeneert vóór u een cijfer vastlegt.

Met uw behoefte in gedachten opent u de catalogus en bekijkt u de families die bij uw gebruik passen. Op elke productpagina verdienen drie gegevens uw aandacht, nog vóór u naar het resultaat kijkt:

• de minimale hoeveelheid, om meteen de artikelen te schrappen waarvan de drempel uw behoefte overschrijdt;
• de productietijd, eigen aan elk artikel, die u vertelt of het artikel in uw planning past;
• de bedrukkingszones, met hun afmetingen en het aantal toegelaten kleuren, die u tonen waar en hoe uw logo kan verschijnen.

Houd het bij een eerste aankoop eenvoudig: één artikel, één zone, een bedrukking in één kleur. De prijs van het product en die van de bedrukking worden apart getoond, wat het budget gemakkelijk leesbaar maakt. Twijfelt u tussen twee artikelen, voeg ze dan toe aan een project om ze rustig te vergelijken.

Dit is de stap die beginnende kopers het meest onderschatten. De configurator vraagt om uw logo, en de kwaliteit van het resultaat hangt rechtstreeks af van het bestand dat u uploadt. Verzamel vóór u begint:

• de vectorversie van uw logo, in het formaat .ai, .eps, vectoriële .pdf of .svg, die het bureau of de grafisch ontwerper achter uw identiteit u heeft bezorgd;
• uw Pantone-referenties, meestal vermeld in de huisstijlgids, als u een bedrukking in egale kleuren wilt;
• de naam van de persoon die de huisstijl beheert, om hem een vraag te stellen als er twijfel rijst.

Het logo dat van uw website of uit een e-mailhandtekening wordt gehaald, is bijna nooit geschikt: het is licht, opgebouwd uit pixels en bedoeld voor een scherm. De automatische controle zal het u melden, maar u weet het beter vooraf. Om te begrijpen wat een bruikbaar bestand onderscheidt en wat u aan uw grafisch ontwerper moet vragen, raadpleegt u de gids om een vectorbestand van uw logo voor te bereiden.

Op de productpagina begeleidt de configurator u in drie stappen, en de prijs wordt bij elke keuze herberekend.

• De kleuren. Kies de kleur of kleuren van het artikel. Denk nu al aan het contrast met uw logo: een bedrukkingskleur die dicht bij die van de drager ligt, leest slecht.
• De hoeveelheden. Voor textiel voert u ze maat per maat en kleur per kleur in, in een tabel. Laat de lijst van de maten intern rondgaan vóór u die tabel invult, in plaats van op goed geluk te verdelen.
• De bedrukking. U uploadt uw logo, kiest de plaats uit de beschikbare zones, en daarna de techniek uit die welke op die zone echt mogelijk zijn. De automatische controle meet meteen de resolutie, het aantal kleuren en het respecteren van de grenzen van de zone.

In dit stadium kunt u een gratis offerte downloaden en die intern laten goedkeuren, vrijblijvend. Onze gids om een offerte voor relatiegeschenken te verkrijgen en te lezen licht de betekenis van elke regel toe.

Zodra de configuratie vastligt, bestelt u rechtstreeks op de site en registreert u een kaartreservering met uw bankkaart: er wordt niets afgeschreven vóór de goedkeuring van uw drukproef, en een overheidsinstelling kan op inkooporder betalen. Op dat moment wordt nog niets geproduceerd.

Dan volgt de beslissende stap van uw hele eerste bestelling: de drukproef. Dat is de weergave van uw bedrukte artikel, op de werkelijke schaal van het sjabloon, die u goedkeurt vóór elke productie. Eenmaal goedgekeurd is ze bindend: wat u hebt goedgekeurd, is wat u ontvangt. Lees ze rustig na en controleer de spelling, de positie van het logo, de grootte en de kleur. Bij de minste twijfel vraagt u een correctie vóór u uw akkoord geeft.

Voor een eerste aankoop net als voor de volgende controleert ons team elke bedrukking vóór de productie, zonder meerprijs: het leest uw ontwerp en uw drukproef na en ziet wat een machine niet kan beoordelen, zoals een tekst die te klein is om leesbaar te blijven of een logo dat op de gekozen kleur verdwijnt.

Vanaf de goedkeuring van de drukproef begint de productietijd van uw artikel te lopen. In uw klantenomgeving toont de rubriek Mijn bestellingen elke stap op het moment dat ons team ze afrondt: controle, mock-up, productie en daarna verzending. Bij het vertrek van het pakket ontvangt u de trackinglink per e-mail. De stappen en het transport worden beschreven op onze pagina levertijden en levering.

Berg de dozen bij aankomst niet meteen op. Open er een, vergelijk enkele artikelen met de goedgekeurde drukproef, tel de hoeveelheden en controleer bij textiel de verdeling van de maten. Klopt er iets niet, meld het dan zonder uitstel schriftelijk aan contact@vektoprint.com, met foto’s. Bewaar ten slotte uw logobestand, uw offerte en uw drukproef in één map: uw volgende bestelling vertrekt daarvandaan, en ze verloopt een stuk sneller.