Pierwsze zamówienie gadżetów reklamowych: ścieżka krok po kroku

Pokusa, by od pierwszej minuty przeglądać katalog, jest silna. Lepiej jednak poświęcić chwilę i odpowiedzieć na piśmie na kilka prostych pytań, które można przekazać wszystkim osobom zaangażowanym w projekt.

• Dla kogo jest przedmiot? Goście targów, lojalni klienci, nowi pracownicy: każda grupa wymaga innego przedmiotu.
• W jakiej sytuacji zostanie wręczony? Przedmiot rozdawany na stoisku musi być lekki i łatwy do zabrania; prezent wręczany osobiście może być bardziej dopracowany.
• Ile egzemplarzy naprawdę potrzeba? Lepiej wyjść od zidentyfikowanych zastosowań niż od uspokajającej okrągłej liczby.
• Na kiedy? Proszę zapisać datę, w której przedmioty muszą trafić do rąk Państwa zespołów, a nie datę wydarzenia.

Te odpowiedzi tworzą Państwa specyfikację. Pozwalają nie dać się oczarować przedmiotowi, który nie odpowiada ani grupie odbiorców, ani nakładowi. W kwestii liczby egzemplarzy nasz poradnik o minimalnej ilości zamówienia wyjaśnia, jak rozumować przed ustaleniem liczby.

Mając na uwadze swoją potrzebę, proszę otworzyć katalog i przejrzeć rodziny produktów odpowiadające zastosowaniu. Na karcie każdego produktu trzy informacje zasługują na uwagę, zanim jeszcze spojrzy się na wygląd:

• minimalna ilość, aby od razu odrzucić przedmioty, których próg przekracza potrzeby;
• czas produkcji, właściwy dla każdego artykułu, który pokazuje, czy przedmiot mieści się w kalendarzu;
• pola znakowania, z wymiarami i liczbą akceptowanych kolorów, które pokazują, gdzie i jak może pojawić się logo.

Przy pierwszym zakupie lepiej pozostać przy prostocie: jeden przedmiot, jedno pole, znakowanie w jednym kolorze. Cena produktu i cena znakowania są podawane oddzielnie, dzięki czemu budżet jest czytelny. Jeśli wahają się Państwo między dwoma artykułami, można dodać je do projektu i porównać na spokojnie.

To etap, który osoby kupujące po raz pierwszy najczęściej lekceważą. Konfigurator poprosi o logo, a jakość efektu zależy bezpośrednio od przesłanego pliku. Przed rozpoczęciem proszę zebrać:

• wektorową wersję logo, w formacie .ai, .eps, wektorowy .pdf lub .svg, którą przekazała agencja lub grafik, autor Państwa identyfikacji;
• numery Pantone, zwykle zapisane w księdze znaku, jeśli celem jest znakowanie w jednolitych kolorach;
• nazwisko osoby odpowiedzialnej za identyfikację wizualną, aby móc zadać jej pytanie w razie wątpliwości.

Logo pobrane ze strony internetowej lub ze stopki e-mailowej prawie nigdy się nie nadaje: jest lekkie, złożone z pikseli i przeznaczone na ekran. Automatyczna kontrola to zasygnalizuje, ale lepiej wiedzieć o tym wcześniej. Aby zrozumieć, czym wyróżnia się plik nadający się do użycia, i wiedzieć, o co poprosić grafika, zapraszamy do poradnika, jak przygotować wektorowy plik logo.

Na karcie produktu konfigurator prowadzi w trzech krokach, a cena przelicza się przy każdym wyborze.

• Kolory. Proszę wybrać jeden lub kilka kolorów przedmiotu. Warto już teraz pomyśleć o kontraście z logo: kolor znakowania zbliżony do koloru podłoża będzie słabo czytelny.
• Ilości. W przypadku odzieży wpisuje się je rozmiar po rozmiarze i kolor po kolorze, w tabeli. Lepiej przekazać listę rozmiarów wewnątrz firmy przed wypełnieniem tabeli, niż rozdzielać na oko.
• Znakowanie. Przesyłają Państwo logo, wybierają miejsce spośród dostępnych pól, a następnie technikę spośród tych rzeczywiście możliwych w danym polu. Automatyczna kontrola od razu mierzy rozdzielczość, liczbę kolorów i zgodność z granicami pola.

Na tym etapie można pobrać bezpłatną ofertę i dać ją do zatwierdzenia wewnątrz firmy, bez zobowiązań. Nasz poradnik, jak uzyskać i odczytać ofertę na gadżety reklamowe, wyjaśnia znaczenie każdej jej pozycji.

Po ustaleniu konfiguracji zamawiają Państwo bezpośrednio na stronie i rejestrują blokadę środków na karcie: nic nie zostanie pobrane przed zatwierdzeniem proofu, a instytucja publiczna może zapłacić na podstawie zamówienia. W tym momencie nic nie jest jeszcze produkowane.

Następnie przychodzi decydujący etap całego pierwszego zamówienia: proof (akceptacja druku). To podgląd oznakowanego przedmiotu, w rzeczywistej skali szablonu, który Państwo zatwierdzają przed jakąkolwiek produkcją. Po zatwierdzeniu jest wiążący: to, co Państwo zaakceptowali, jest tym, co Państwo otrzymają. Proszę przeczytać go na spokojnie, sprawdzając pisownię, położenie logo, jego rozmiar i kolor. Przy najmniejszej wątpliwości warto poprosić o poprawkę przed wyrażeniem zgody.

Przy pierwszym zakupie, tak jak przy kolejnych, nasz zespół sprawdza każdy nadruk przed produkcją, bez dopłaty: weryfikuje grafikę i proof i wychwytuje to, czego maszyna nie potrafi ocenić, na przykład tekst zbyt mały, by pozostał czytelny, lub logo znikające na wybranym kolorze.

Od zatwierdzenia proofu zaczyna biec czas produkcji właściwy dla danego przedmiotu. Na Państwa koncie klienta zakładka Moje zamówienia pokazuje każdy etap w momencie, gdy nasz zespół go przechodzi: weryfikacja, wizualizacja, produkcja, a następnie wysyłka. Po nadaniu przesyłki link do śledzenia przychodzi e-mailem. Etapy i transport opisano na naszej stronie terminy i dostawa.

Po dostawie nie warto od razu chować kartonów. Proszę otworzyć jeden, porównać kilka przedmiotów z zatwierdzonym proofem, policzyć ilości, a w przypadku odzieży sprawdzić podział na rozmiary. Jeśli coś się nie zgadza, prosimy niezwłocznie zgłosić to na piśmie na adres contact@vektoprint.com, ze zdjęciami. Na koniec warto przechowywać plik z logo, ofertę i proof w jednym folderze: od tego zacznie się kolejne zamówienie, które pójdzie znacznie szybciej.