Briefing für Goodies-Lieferanten: eine Vorlage zum Ausfüllen, Rubrik für Rubrik

Diese beiden Rubriken eröffnen das Briefing, weil sie alles Weitere bestimmen. Dasselbe Budget wird nicht gleich eingesetzt, wenn es darum geht, Besucher an einen Stand zu locken oder treuen Kunden zu danken.

Rubrik „Ziel“, auszufüllen:

• der Anlass: Messe, Seminar, Empfang neuer Mitarbeitender, Jahresendgeschenk, Produkteinführung;
• das erwartete Ergebnis: auffallen, danken, Kunden binden, ein Team zusammenschweißen;
• wie Sie den Erfolg der Aktion beurteilen werden, falls Sie eine Bewertung vorsehen.

Rubrik „Zielgruppe“, auszufüllen:

• wer den Artikel erhält: Interessenten, Kunden, Mitarbeitende, Partner, breites Publikum;
• der Nutzungskontext: Büro, Baustelle, unterwegs, zu Hause, im Freien;
• besondere Erwartungen: dezenter Artikel, hochwertiger Artikel, kindgerechter Artikel.

Für die Messung der Rendite erläutert der Leitfaden zum ROI von Goodies die Methode; das Briefing gibt nur an, ob sie vorgesehen ist.

Diese drei Rubriken legen die Grenzen fest, innerhalb derer der Anbieter arbeiten muss. Wer sie leer lässt, erhält Vorschläge außerhalb des Rahmens.

Rubrik „Menge“:

• die Stückzahl pro Artikel, und ob sie feststeht oder geschätzt ist;
• die eventuelle Aufteilung nach Farbe oder, bei Textilien, nach Größe;
• die Möglichkeit einer späteren Nachbestellung, die ein Motiv ohne Datum rechtfertigt.

Die Mindestmenge ist je nach Artikel unterschiedlich und steht auf jeder Produktseite; unser Leitfaden zur Mindestbestellmenge hilft beim Abwägen.

Rubrik „Budget“:

• ein Gesamtbudget oder ein Betrag pro Empfänger, mit der Angabe, ob er sich zzgl. MwSt. versteht;
• was das Budget abdecken soll: Artikel, Veredelung, Verpackung, Lieferung;
• der akzeptable Spielraum, wenn sich eine Option lohnt.

Rubrik „Termin“:

• das Datum, an dem die Artikel vor Ort sein müssen, nicht das Bestelldatum;
• ob dieses Datum zwingend oder flexibel ist;
• die Person, die die Druckfreigabe bestätigt, und ihre Verfügbarkeit.

Dieser letzte Punkt wird oft vergessen. Die Produktionszeit läuft ab der Bestätigung der Druckfreigabe: Ist die freigebende Person abwesend, verschiebt sich der gesamte Zeitplan.

Diese Rubrik vermeidet böse technische Überraschungen. Füllen Sie sie mit der Person aus, die Ihr Corporate Design verantwortet.

Rubrik „Dateien“:

• das Logo als Vektordatei im Format .ai, .eps, .svg oder Vektor-PDF, Texte in Pfade umgewandelt;
• die verfügbaren Varianten: vollständige Version, nur Symbol, einfarbige Version, helle Version für dunklen Grund;
• die Pantone-Referenzen Ihrer Farben aus der Reihe Solid Coated;
• falls keine Vektordatei vorhanden ist, das verfügbare Bild, mit dem Hinweis, dass eine Vektorisierung eventuell noch einzuplanen ist.

Rubrik „Vorgaben zur Veredelung“:

• die gewünschte Position, wobei sie vom Druckbereich des jeweiligen Artikels abhängt;
• die Anzahl der Farben im Logo und eventuelle Farbverläufe;
• das erwartete Ergebnis: kräftige Farbe, Ton in Ton, dezente Gravur;
• vorgeschriebene oder ausgeschlossene Elemente: Pflichtangabe, Slogan, Website-Adresse, Regeln Ihres Corporate Designs.

Das Verfahren ergibt sich dann aus dem Artikel und diesen Vorgaben; die Seite Veredelungstechniken hilft Ihnen, die Ihnen gemachten Vorschläge zu verstehen.

Rubrik „Lieferung“:

• die genaue Adresse, mit dem Namen eines Ansprechpartners vor Ort und seinen beruflichen Kontaktdaten;
• die Zugangsbedingungen: Annahmezeiten, Laderampe, Stockwerk, an bestimmten Tagen geschlossener Empfang;
• die Zahl der Adressen, wenn die Artikel auf mehrere Standorte verteilt werden sollen;
• die gewünschte Verpackung: lose, in Losen, einzeln verpackt;
• bei einer Messe die vom Veranstalter angegebene Adresse des Stands oder des Lagerorts.

Die Versand- und Sendungsverfolgungsmodalitäten sind auf der Seite Lieferung beschrieben. Notieren Sie schließlich, wer das Paket bei Ankunft prüft: die Kartons zählen, einen zufällig öffnen, die kleinste Abweichung sofort melden.

Hier das verdichtete Briefing, so in ein geteiltes Dokument zu übernehmen. Jede Zeile verlangt eine kurze Antwort; eine leer gelassene Zeile ist eine Frage, die Ihr Anbieter Ihnen später stellen wird.

• Projekt: Name der Aktion, Hauptansprechpartner, wer die Druckfreigabe bestätigt.
• Ziel: Anlass, erwartetes Ergebnis, Messung vorgesehen oder nicht.
• Zielgruppe: Empfänger, Nutzungskontext, besondere Erwartungen.
• Geplante Artikel: in Betracht gezogene Artikelfamilien, auszuschließende Artikel, Inspirationen.
• Menge: pro Artikel, fest oder geschätzt, Aufteilung nach Farbe und Größe.
• Budget: Rahmen, Basis zzgl. MwSt., abgedeckter Umfang.
• Termin: Bereitstellungsdatum, zwingend oder flexibel.
• Dateien: gelieferte Formate, Logovarianten, Pantone-Referenzen.
• Veredelung: Position, Farben, Ergebnis, vorgeschriebene Elemente.
• Lieferung: Adressen, Ansprechpartner, Zugang, Verpackung.

Bewahren Sie jedes ausgefüllte Briefing mit dem zugehörigen Angebot und der Druckfreigabe auf. Bei der nächsten Bestellung starten Sie von einer bereits stimmigen Grundlage statt von einem leeren Blatt.

Ein identisches Briefing an mehrere Anbieter macht die Antworten vergleichbar: gleiche Mengen, gleicher Termin, gleicher Umfang. Prüfen Sie, ob jeder Vorschlag jede Rubrik beantwortet, und seien Sie vorsichtig bei einem, der eine übergeht, insbesondere die Dateien und das Lieferdatum. Die Kriterien, um zwischen Angeboten zu entscheiden, sind in unserem Leitfaden zur Wahl Ihres Goodies-Lieferanten zusammengefasst. Wenn Sie bereits wissen, was Sie möchten, können Sie Ihr Briefing auch im Konfigurator in eine Bestellung umsetzen, Artikel für Artikel, mit der Druckfreigabe im Originalmaßstab.