Brief para proveedor de regalos promocionales: un modelo para rellenar apartado por apartado

Estos dos apartados abren el brief porque orientan todo lo demás. Un mismo presupuesto no se emplea igual para atraer visitantes a un stand que para agradecer a clientes fieles.

Apartado «Objetivo», para completar:

• la ocasión: feria, seminario, bienvenida de empleados, regalo de fin de año, lanzamiento de producto;
• el resultado esperado: llamar la atención, agradecer, fidelizar, cohesionar un equipo;
• la forma en que juzgará el éxito de la operación, si tiene previsto juzgarlo.

Apartado «Público», para completar:

• quién recibe el artículo: clientes potenciales, clientes, empleados, socios, gran público;
• el contexto de uso: oficina, obra, desplazamientos, domicilio, aire libre;
• las expectativas particulares: artículo discreto, artículo de gama alta, artículo adaptado a niños.

Para medir el retorno, la guía dedicada al ROI de los regalos promocionales detalla el método; el brief se limita a indicar si está previsto.

Estos tres apartados fijan los límites dentro de los cuales debe trabajar el proveedor. Dejarlos vacíos supone recibir propuestas fuera de marco.

Apartado «Cantidad»:

• el número de unidades por artículo, y si es firme o estimado;
• el posible reparto por color, o por talla en el caso del textil;
• la posibilidad de una reposición más adelante, que justifica un diseño sin fecha.

La cantidad mínima varía según los artículos y figura en cada ficha; nuestra guía sobre la cantidad mínima de pedido ayuda a decidir.

Apartado «Presupuesto»:

• un importe global o un importe por destinatario, precisando si se entiende sin IVA;
• lo que debe cubrir el presupuesto: artículo, marcaje, embalaje, entrega;
• el margen de flexibilidad aceptable si una opción merece la pena.

Apartado «Fecha límite»:

• la fecha en la que los artículos deben estar en destino, y no la fecha del pedido;
• el carácter obligatorio o flexible de esa fecha;
• la persona que valida la prueba de impresión, y su disponibilidad.

Este último punto se olvida a menudo. El plazo de producción cuenta a partir de la validación de la prueba de impresión: si la persona que valida está ausente, todo el calendario se desplaza.

Es el apartado que evita las malas sorpresas técnicas. Rellénelo con la persona que custodia su manual de identidad corporativa.

Apartado «Archivos»:

• el logo en archivo vectorial, en formato .ai, .eps, .svg o PDF vectorial, con los textos convertidos en curvas;
• las variantes disponibles: versión completa, símbolo solo, versión monocroma, versión clara para fondo oscuro;
• las referencias Pantone de sus colores, de la gama Solid Coated;
• a falta de vectorial, la imagen de la que disponga, indicando que quizá haya que prever una vectorización.

Apartado «Limitaciones de marcaje»:

• la posición deseada, teniendo en cuenta que depende de la zona de marcaje propia de cada artículo;
• el número de colores del logo y la posible presencia de degradados;
• el acabado esperado: color vivo, tono sobre tono, grabado sobrio;
• los elementos obligatorios o prohibidos: mención obligatoria, eslogan, dirección web, normas de su manual.

La técnica se deriva después del artículo y de estas limitaciones; la página de técnicas de marcaje le ayuda a entender las propuestas que le harán.

Apartado «Entrega»:

• la dirección exacta, con el nombre de un contacto en destino y sus datos profesionales;
• las limitaciones de acceso: horarios de recepción, muelle de descarga, planta, recepción cerrada algunos días;
• el número de direcciones, si los artículos deben repartirse entre varias sedes;
• el acondicionamiento deseado: a granel, por lotes, en embalaje individual;
• para una feria, la dirección del stand o del lugar de almacenamiento indicada por el organizador.

Las condiciones de envío y de seguimiento de paquetes se detallan en la página de entrega. Anote por último quién revisa el paquete a la recepción: contar las cajas, abrir una al azar, señalar enseguida la más mínima diferencia.

Este es el brief resumido, para copiarlo tal cual en un documento compartido. Cada línea pide una respuesta breve; una línea vacía es una pregunta que su proveedor le hará más adelante.

• Proyecto: nombre de la operación, interlocutor principal, persona que valida la prueba de impresión.
• Objetivo: ocasión, resultado esperado, medición prevista o no.
• Público: destinatarios, contexto de uso, expectativas particulares.
• Artículos previstos: familias de artículos contempladas, artículos que excluir, inspiraciones.
• Cantidad: por artículo, firme o estimada, reparto por color y por talla.
• Presupuesto: importe, base sin IVA, alcance cubierto.
• Fecha límite: fecha de disponibilidad, obligatoria o flexible.
• Archivos: formatos facilitados, variantes del logo, referencias Pantone.
• Marcaje: posición, colores, acabado, elementos obligatorios.
• Entrega: direcciones, contactos, acceso, acondicionamiento.

Conserve cada brief completado junto con el presupuesto y la prueba de impresión correspondientes. En el siguiente pedido partirá de una base ya acertada en lugar de una página en blanco.

Un brief idéntico enviado a varios proveedores hace que las respuestas sean comparables: mismas cantidades, misma fecha límite, mismo alcance. Compruebe que cada propuesta responde a cada apartado, y desconfíe de la que pasa uno por alto, en particular los archivos y la fecha de entrega. Los criterios para decidir entre las ofertas se reúnen en nuestra guía para elegir su proveedor de regalos promocionales. Si ya sabe lo que quiere, el configurador también le permite convertir su brief en pedido, artículo por artículo, con la prueba de impresión a escala real.