Brief per il fornitore di gadget: un modello da compilare sezione per sezione

Queste due sezioni aprono il brief perché orientano tutto il resto. Uno stesso budget non si impiega allo stesso modo per attirare visitatori in uno stand o per ringraziare clienti fedeli.

Sezione «Obiettivo», da completare:

• l’occasione: fiera, seminario, accoglienza di collaboratori, regalo di fine anno, lancio di prodotto;
• il risultato atteso: farsi notare, ringraziare, fidelizzare, unire un team;
• il modo in cui giudicherà il successo dell’iniziativa, se prevede di valutarlo.

Sezione «Target», da completare:

• chi riceve l’oggetto: potenziali clienti, clienti, collaboratori, partner, grande pubblico;
• il contesto d’uso: ufficio, cantiere, trasferte, casa, aria aperta;
• le aspettative particolari: oggetto discreto, oggetto di alta gamma, oggetto adatto ai bambini.

Per la misurazione del ritorno, la guida dedicata al ROI dei gadget descrive il metodo; il brief si limita a indicare se è prevista.

Queste tre sezioni fissano i limiti entro cui il fornitore deve lavorare. Lasciarle vuote significa ricevere proposte fuori perimetro.

Sezione «Quantità»:

• il numero di esemplari per oggetto, e se è definitivo o stimato;
• l’eventuale ripartizione per colore, o per taglia per il tessile;
• la possibilità di un riordino in seguito, che giustifica una grafica senza data.

La quantità minima varia a seconda degli oggetti e figura su ogni scheda; la nostra guida sulla quantità minima d’ordine aiuta a decidere.

Sezione «Budget»:

• un budget complessivo o un importo per destinatario, precisando se si intende IVA esclusa;
• che cosa deve coprire il budget: oggetto, personalizzazione, confezione, consegna;
• il margine di flessibilità accettabile se un’opzione ne vale la pena.

Sezione «Scadenza»:

• la data entro cui gli oggetti devono essere sul posto, e non la data dell’ordine;
• il carattere tassativo o flessibile di questa data;
• la persona che approva la bozza di stampa, e la sua disponibilità.

Quest’ultimo punto viene spesso dimenticato. Il tempo di produzione decorre dall’approvazione della bozza di stampa: se chi approva è assente, tutto il calendario slitta.

È la sezione che evita le brutte sorprese tecniche. La compili con la persona responsabile della Sua identità visiva.

Sezione «File»:

• il logo in file vettoriale, in formato .ai, .eps, .svg o PDF vettoriale, con i testi convertiti in tracciati;
• le varianti disponibili: versione completa, solo simbolo, versione monocromatica, versione chiara per fondo scuro;
• i riferimenti Pantone dei Suoi colori, nella gamma Solid Coated;
• in mancanza del vettoriale, l’immagine di cui dispone, segnalando che potrebbe essere necessaria una vettorializzazione.

Sezione «Vincoli di personalizzazione»:

• la posizione desiderata, tenendo conto che dipende dall’area di stampa propria di ogni oggetto;
• il numero di colori del logo e l’eventuale presenza di sfumature;
• la resa attesa: colore vivace, tono su tono, incisione sobria;
• gli elementi imposti o vietati: dicitura obbligatoria, slogan, indirizzo del sito, regole del Suo manuale d’identità visiva.

La tecnica deriva poi dall’oggetto e da questi vincoli; la pagina tecniche di personalizzazione La aiuta a capire le proposte che Le verranno fatte.

Sezione «Consegna»:

• l’indirizzo esatto, con il nome di un referente sul posto e i suoi recapiti professionali;
• i vincoli di accesso: fasce orarie di ricezione, banchina di scarico, piano, reception chiusa in certi giorni;
• il numero di indirizzi, se gli oggetti devono essere ripartiti tra più sedi;
• il confezionamento desiderato: sfuso, per lotto, in confezione singola;
• per una fiera, l’indirizzo dello stand o del luogo di deposito indicato dall’organizzatore.

Le modalità di spedizione e di tracciamento del pacco sono descritte nella pagina consegna. Annoti infine chi controlla il pacco alla ricezione: contare gli scatoloni, aprirne uno a caso, segnalare subito la minima discrepanza.

Ecco il brief in forma sintetica, da riprendere così com’è in un documento condiviso. Ogni riga richiede una risposta breve; una riga lasciata vuota è una domanda che il Suo fornitore Le porrà più tardi.

• Progetto: nome dell’iniziativa, interlocutore principale, chi approva la bozza di stampa.
• Obiettivo: occasione, risultato atteso, misurazione prevista o no.
• Target: destinatari, contesto d’uso, aspettative particolari.
• Oggetti previsti: famiglie di oggetti ipotizzate, oggetti da escludere, ispirazioni.
• Quantità: per oggetto, definitiva o stimata, ripartizione per colore e per taglia.
• Budget: importo, base IVA esclusa, perimetro coperto.
• Scadenza: data di messa a disposizione, tassativa o flessibile.
• File: formati forniti, varianti del logo, riferimenti Pantone.
• Personalizzazione: posizione, colori, resa, elementi imposti.
• Consegna: indirizzi, referenti, accessi, confezionamento.

Conservi ogni brief compilato con il preventivo e la bozza di stampa corrispondenti. Al prossimo ordine partirà da una base già corretta invece che da una pagina bianca.

Un brief identico inviato a più fornitori rende le risposte confrontabili: stesse quantità, stessa scadenza, stesso perimetro. Verifichi che ogni proposta risponda a ogni sezione, e diffidi di quella che ne passa una sotto silenzio, in particolare i file e la data di consegna. I criteri per scegliere tra le offerte sono raccolti nella nostra guida per scegliere il fornitore di gadget. Se sa già che cosa vuole, il configuratore Le permette anche di trasformare il Suo brief in un ordine, oggetto per oggetto, con la bozza di stampa in scala reale.