Briefing voor een leverancier van relatiegeschenken: een model om rubriek per rubriek in te vullen

Deze twee rubrieken openen de briefing omdat ze al de rest sturen. Eenzelfde budget wordt niet op dezelfde manier besteed om bezoekers naar een stand te lokken of om trouwe klanten te bedanken.

Rubriek „Doel”, in te vullen:

• de gelegenheid: beurs, seminarie, onthaal van medewerkers, eindejaarsgeschenk, productlancering;
• het verwachte resultaat: opvallen, bedanken, klanten binden, een team verenigen;
• de manier waarop u het succes van de actie zult beoordelen, als u van plan bent het te beoordelen.

Rubriek „Doelgroep”, in te vullen:

• wie het artikel ontvangt: prospecten, klanten, medewerkers, partners, breed publiek;
• de gebruikscontext: kantoor, werf, verplaatsingen, thuis, buiten;
• bijzondere verwachtingen: discreet artikel, exclusief artikel, artikel geschikt voor kinderen.

Voor de meting van het rendement beschrijft de gids over de ROI van relatiegeschenken de methode; de briefing vermeldt alleen of ze voorzien is.

Deze drie rubrieken leggen de grenzen vast waarbinnen de leverancier moet werken. Wie ze leeg laat, krijgt voorstellen buiten het kader.

Rubriek „Hoeveelheid”:

• het aantal exemplaren per artikel, en of het vastligt of geschat is;
• de eventuele verdeling per kleur, of per maat voor textiel;
• de mogelijkheid van een latere nabestelling, die een ontwerp zonder datum rechtvaardigt.

De minimale hoeveelheid verschilt per artikel en staat op elke productpagina; onze gids over de minimale bestelhoeveelheid helpt u af te wegen.

Rubriek „Budget”:

• een totaalbudget of een bedrag per ontvanger, met vermelding of het exclusief btw is;
• wat het budget moet dekken: artikel, bedrukking, verpakking, levering;
• de aanvaardbare speelruimte als een optie het waard is.

Rubriek „Deadline”:

• de datum waarop de artikelen ter plaatse moeten zijn, en niet de besteldatum;
• het dwingende of flexibele karakter van die datum;
• de persoon die de drukproef goedkeurt, en zijn beschikbaarheid.

Dat laatste punt wordt vaak vergeten. De productietijd loopt vanaf de goedkeuring van de drukproef: is wie goedkeurt afwezig, dan schuift de hele planning op.

Dit is de rubriek die technische verrassingen voorkomt. Vul ze in met de persoon die uw huisstijl beheert.

Rubriek „Bestanden”:

• het logo als vectorbestand, in het formaat .ai, .eps, .svg of vectoriële PDF, met teksten omgezet in contouren;
• de beschikbare varianten: volledige versie, alleen het symbool, monochrome versie, lichte versie voor donkere achtergrond;
• de Pantone-referenties van uw kleuren, in de reeks Solid Coated;
• bij gebrek aan een vectorbestand: de afbeelding waarover u beschikt, met de vermelding dat een vectorisering misschien nog moet worden voorzien.

Rubriek „Bedrukkingsvereisten”:

• de gewenste plaats, wetende dat die afhangt van de bedrukkingszone van elk artikel;
• het aantal kleuren van het logo en de eventuele aanwezigheid van kleurverlopen;
• het verwachte resultaat: felle kleur, ton-sur-ton, sobere gravure;
• opgelegde of verboden elementen: verplichte vermelding, slogan, websiteadres, regels van uw huisstijl.

De techniek volgt vervolgens uit het artikel en die vereisten; de pagina bedrukkingstechnieken helpt u de voorstellen te begrijpen die u zult krijgen.

Rubriek „Levering”:

• het exacte adres, met de naam van een contactpersoon ter plaatse en zijn professionele gegevens;
• de toegangsbeperkingen: ontvangsturen, laadkade, verdieping, onthaal dat sommige dagen gesloten is;
• het aantal adressen, als de artikelen over meerdere vestigingen moeten worden verdeeld;
• de gewenste verpakking: in bulk, per partij, individueel verpakt;
• voor een beurs: het adres van de stand of van de opslagplaats die de organisator opgeeft.

De verzendmodaliteiten en de tracking van pakketten worden beschreven op de pagina levering. Noteer ten slotte wie het pakket bij ontvangst controleert: de dozen tellen, er willekeurig één openen, elke afwijking meteen melden.

Hier is de beknopte briefing, om zo over te nemen in een gedeeld document. Elke regel vraagt om een kort antwoord; een lege regel is een vraag die uw leverancier u later zal stellen.

• Project: naam van de actie, hoofdcontactpersoon, wie de drukproef goedkeurt.
• Doel: gelegenheid, verwacht resultaat, meting al dan niet voorzien.
• Doelgroep: ontvangers, gebruikscontext, bijzondere verwachtingen.
• Overwogen artikelen: beoogde artikelfamilies, uit te sluiten artikelen, inspiratie.
• Hoeveelheid: per artikel, vast of geschat, verdeling per kleur en per maat.
• Budget: bedrag, basis exclusief btw, wat het dekt.
• Deadline: datum van beschikbaarheid, dwingend of flexibel.
• Bestanden: aangeleverde formaten, varianten van het logo, Pantone-referenties.
• Bedrukking: plaats, kleuren, resultaat, opgelegde elementen.
• Levering: adressen, contactpersonen, toegang, verpakking.

Bewaar elke ingevulde briefing bij de bijbehorende offerte en drukproef. Bij de volgende bestelling vertrekt u van een basis die al klopt in plaats van van een blanco pagina.

Een identieke briefing die naar meerdere leveranciers wordt gestuurd, maakt de antwoorden vergelijkbaar: dezelfde hoeveelheden, dezelfde deadline, dezelfde reikwijdte. Controleer of elk voorstel op elke rubriek antwoordt, en wees op uw hoede voor het voorstel dat er een verzwijgt, in het bijzonder de bestanden en de leveringsdatum. De criteria om tussen aanbiedingen te beslissen, vindt u in onze gids om een leverancier van relatiegeschenken te kiezen. Weet u al wat u wilt, dan laat de configurator u ook toe uw briefing om te zetten in een bestelling, artikel per artikel, met de drukproef op ware grootte.