Hoe kiest u een leverancier van relatiegeschenken: de objectieve criteria

Het eerste criterium is eenvoudig: kunt u de prijs kennen zonder te wachten tot iemand u terugbelt? Een leverancier die zijn tarieven toont, laat u in enkele minuten een budget opstellen, meerdere artikelen vergelijken en intern een becijferd voorstel presenteren zonder afhankelijk te zijn van een verkoper.

U moet dan wel weten wat die prijs omvat. Stel altijd drie vragen:

• Is de prijs exclusief of inclusief btw? In B2B vergelijkt u bedragen excl. btw.
• Is de bedrukking inbegrepen? Bij VektoPrint hebben het product en de bedrukking elk hun eigen prijs, apart getoond: u ziet wat het artikel kost en wat de bedrukking ervan kost.
• Wat doet het tarief veranderen? Extra kleuren, een tweede bedrukkingszone of een bijzondere techniek wijzigen het bedrag: een serieuze leverancier zegt dat duidelijk.

De staffelprijzen, vermeld op elke productpagina van onze catalogus, tonen u ook hoe de stukprijs evolueert met de hoeveelheid. Dat is waardevolle informatie om tussen twee volumes te kiezen.

De meeste teleurstellingen bij een bedrukt artikel komen voort uit het bestand, niet uit het artikel. Een wazig logo, een lettertype dat door een ander is vervangen, een kleurverloop dat in strepen uiteenvalt: deze fouten worden vóór de productie beslist. Vraag dus hoe de leverancier controleert wat u hem stuurt.

Een goede controle steunt op metingen. Ze verifieert dat het bestand echt vectorieel is, en niet alleen een .ai- of .pdf-extensie heeft die een foto verbergt. Ze berekent de resolutie op de werkelijke drukgrootte, op basis van de exacte afmetingen van de bedrukkingszone, in plaats van de waarde te geloven die in het bestand staat en die vaak niet klopt. Ze meldt wanneer de zone wordt overschreden of wanneer het aantal kleuren te hoog is voor de techniek.

Sommige vragen ontsnappen echter aan een machine: een tekst die te klein is om leesbaar te blijven, een donker logo op donker textiel. Voor die gevallen is een menselijke controle onmisbaar: bij VektoPrint controleert ons team elke bedrukking vóór de productie, zonder meerprijs. De basisregels vindt u in onze veelgestelde vragen.

De drukproef is de weergave van uw bedrukte product die u vóór de productie goedkeurt. Bij onenigheid is dit het referentiedocument: wat op de goedgekeurde drukproef staat, wordt geproduceerd. Een betrouwbare leverancier start niets zonder die goedkeuring.

Let ook op de vorm van de drukproef. Een ruwe montage leert u weinig. Een drukproef die op het werkelijke sjabloon van de bedrukkingszone wordt gegenereerd, op de juiste schaal, toont u de echte grootte van uw logo en de exacte positie ervan. In onze configurator verschijnt ze meteen, zonder te wachten op een uitwisseling van e-mails.

Controleer ten slotte of u gemakkelijk een correctie kunt vragen vóór de goedkeuring, en of u precies weet op welk moment uw akkoord definitief wordt.

Wees op uw hoede voor een levertijd die wordt aangekondigd nog vóór men weet welk artikel en welke bedrukking u wilt. De productietijd hangt af van het product en de techniek: een uniforme belofte voor een hele catalogus kan niet overal kloppen.

Een transparante leverancier vertelt u drie dingen: vanaf wanneer de levertijd loopt, hoelang de productie van dit specifieke artikel duurt en hoe het transport verloopt. Bij ons start de levertijd bij de goedkeuring van de drukproef, staat hij op elke productpagina en in de offerte vermeld, en ontvangt u de trackinggegevens van uw pakket per e-mail. De stappen worden beschreven op de pagina levertijden en levering en in onze gids over de productietijd van relatiegeschenken.

Een leverancier die voor alles dezelfde techniek voorstelt, verdient een vraag. Zeefdruk, tampondruk, lasergravure, borduren en digitaal drukken hebben elk hun dragers en hun grenzen. De juiste gesprekspartner adviseert u op basis van het materiaal en de vorm van het artikel, en zegt u eerlijk wat niet zal werken: een kleurverloop in zeefdruk wordt bijvoorbeeld vereenvoudigd tot egale tinten.

Op onze productpagina’s worden alleen de technieken voorgesteld die op de gekozen zone echt mogelijk zijn. Om u een idee te vormen vóór u kiest, stelt de pagina bedrukkingstechnieken elke techniek voor. Een leverancier die naar uw Pantone-referenties vraagt voor een bedrukking in egale kleuren, toont ook dat hij uw huisstijl serieus neemt.

Twee offertes zijn alleen vergelijkbaar als ze hetzelfde beschrijven. Leg ze vóór u beslist naast een gemeenschappelijk raster:

• dezelfde hoeveelheid en hetzelfde model, kleur inbegrepen;
• dezelfde bedrukking: techniek, aantal kleuren, aantal zones;
• dezelfde fiscale basis: alles excl. btw;
• hetzelfde startpunt van de levertijd: bestelling of goedkeuring van de drukproef;
• dezelfde garanties: bestandscontrole, goed te keuren drukproef, tracking van het pakket.

Bekijk ten slotte de praktische voorwaarden: betaalmiddelen, mogelijkheid om voor een overheidsinstelling op inkooporder te betalen, een gesprekspartner die schriftelijk bereikbaar is. Bij VektoPrint betaalt u met bankkaart, via een kaartreservering waarvan het bedrag pas bij de goedkeuring van de drukproef wordt afgeschreven, en overheidsinstellingen kunnen op inkooporder betalen. Voor elke vraag vóór uw bestelling kunt u schrijven naar contact@vektoprint.com: een schriftelijk antwoord is meer waard dan een mondelinge belofte.