Brief dla dostawcy gadżetów: wzór do wypełnienia sekcja po sekcji

Te dwie sekcje otwierają brief, bo wyznaczają kierunek dla całej reszty. Ten sam budżet wykorzystuje się inaczej, by przyciągnąć gości na stoisko, a inaczej, by podziękować lojalnym klientom.

Sekcja „Cel”, do uzupełnienia:

• okazja: targi, seminarium, powitanie pracowników, prezent na koniec roku, premiera produktu;
• oczekiwany rezultat: zostać zauważonym, podziękować, zbudować lojalność, zintegrować zespół;
• sposób, w jaki ocenią Państwo powodzenie akcji, jeśli planują Państwo ją oceniać.

Sekcja „Grupa docelowa”, do uzupełnienia:

• kto otrzymuje przedmiot: potencjalni klienci, klienci, pracownicy, partnerzy, szeroka publiczność;
• kontekst użytkowania: biuro, budowa, podróże, dom, plener;
• szczególne oczekiwania: przedmiot dyskretny, przedmiot premium, przedmiot odpowiedni dla dzieci.

W kwestii pomiaru zwrotu poradnik poświęcony ROI gadżetów reklamowych opisuje metodę; brief wskazuje jedynie, czy pomiar jest przewidziany.

Te trzy sekcje wyznaczają granice, w których wykonawca ma pracować. Pozostawienie ich pustych oznacza otrzymanie propozycji spoza ram.

Sekcja „Ilość”:

• liczba egzemplarzy każdego przedmiotu oraz informacja, czy jest ostateczna, czy szacunkowa;
• ewentualny podział na kolory lub, w przypadku odzieży, na rozmiary;
• możliwość późniejszego domówienia, która uzasadnia grafikę bez daty.

Minimalna ilość różni się w zależności od przedmiotu i jest podana na każdej karcie; nasz poradnik o minimalnej ilości zamówienia pomaga podjąć decyzję.

Sekcja „Budżet”:

• całkowity budżet lub kwota na odbiorcę, z informacją, czy jest to kwota netto;
• co budżet ma obejmować: przedmiot, znakowanie, opakowanie, dostawę;
• akceptowalny margines elastyczności, jeśli jakaś opcja jest tego warta.

Sekcja „Termin”:

• data, w której przedmioty muszą być na miejscu, a nie data zamówienia;
• czy ta data jest bezwzględna, czy elastyczna;
• osoba zatwierdzająca proof (akceptację druku) i jej dostępność.

Ten ostatni punkt często bywa pomijany. Czas produkcji liczy się od zatwierdzenia proofu: jeśli osoba zatwierdzająca jest nieobecna, cały harmonogram się przesuwa.

To sekcja, która pozwala uniknąć przykrych niespodzianek technicznych. Warto wypełnić ją razem z osobą odpowiedzialną za księgę znaku.

Sekcja „Pliki”:

• logo w pliku wektorowym, w formacie .ai, .eps, .svg lub wektorowy PDF, z tekstami zamienionymi na krzywe;
• dostępne warianty: wersja pełna, sam symbol, wersja jednobarwna, wersja jasna na ciemne tło;
• numery Pantone Państwa kolorów, z palety Solid Coated;
• w braku wektora — posiadany obraz, z informacją, że być może trzeba będzie przewidzieć wektoryzację.

Sekcja „Ograniczenia znakowania”:

• pożądane miejsce, pamiętając, że zależy od pola znakowania właściwego dla każdego przedmiotu;
• liczba kolorów logo i ewentualna obecność gradientów;
• oczekiwany efekt: żywy kolor, ton w ton, stonowany grawer;
• elementy wymagane lub zakazane: obowiązkowy napis, slogan, adres strony, zasady księgi znaku.

Technika wynika następnie z przedmiotu i tych ograniczeń; strona techniki znakowania pomaga zrozumieć propozycje, które Państwo otrzymają.

Sekcja „Dostawa”:

• dokładny adres, z nazwiskiem osoby kontaktowej na miejscu i jej służbowymi danymi kontaktowymi;
• ograniczenia dostępu: godziny odbioru, rampa rozładunkowa, piętro, recepcja zamknięta w niektóre dni;
• liczba adresów, jeśli przedmioty mają zostać rozdzielone między kilka lokalizacji;
• pożądany sposób pakowania: luzem, partiami, w opakowaniach indywidualnych;
• w przypadku targów adres stoiska lub miejsca składowania wskazany przez organizatora.

Zasady wysyłki i śledzenia przesyłek opisano na stronie dostawa. Na koniec proszę zapisać, kto sprawdza przesyłkę przy odbiorze: liczy kartony, otwiera jeden losowo, od razu zgłasza najmniejszą rozbieżność.

Oto skrócony brief, do przeniesienia w tej postaci do wspólnego dokumentu. Każdy wiersz wymaga krótkiej odpowiedzi; wiersz pozostawiony pusty to pytanie, które wykonawca zada Państwu później.

• Projekt: nazwa akcji, główna osoba kontaktowa, osoba zatwierdzająca proof.
• Cel: okazja, oczekiwany rezultat, pomiar przewidziany lub nie.
• Grupa docelowa: odbiorcy, kontekst użytkowania, szczególne oczekiwania.
• Planowane przedmioty: brane pod uwagę rodziny produktów, przedmioty do wykluczenia, inspiracje.
• Ilość: dla każdego przedmiotu, ostateczna lub szacunkowa, podział na kolory i rozmiary.
• Budżet: kwota, podstawa netto, zakres.
• Termin: data udostępnienia, bezwzględna lub elastyczna.
• Pliki: dostarczone formaty, warianty logo, numery Pantone.
• Znakowanie: miejsce, kolory, efekt, elementy wymagane.
• Dostawa: adresy, osoby kontaktowe, dostęp, pakowanie.

Każdy wypełniony brief warto przechowywać razem z odpowiadającą mu ofertą i proofem. Przy kolejnym zamówieniu wyjdą Państwo od trafnej podstawy zamiast od pustej strony.

Identyczny brief wysłany do kilku wykonawców sprawia, że odpowiedzi są porównywalne: te same ilości, ten sam termin, ten sam zakres. Proszę sprawdzić, czy każda propozycja odpowiada na każdą sekcję, i uważać na tę, która którąś z nich przemilcza, zwłaszcza pliki i termin dostawy. Kryteria rozstrzygania między ofertami zebraliśmy w naszym poradniku, jak wybrać dostawcę gadżetów reklamowych. Jeśli wiedzą już Państwo, czego chcą, konfigurator pozwala też zamienić brief w zamówienie, przedmiot po przedmiocie, z proofem (akceptacją druku) w rzeczywistej skali.